Вопрос: Как учесть возмещение работнику расходов на проезд в метро в командировке?
Ответ: В целях исчисления налога на прибыль документально подтвержденные затраты работника на проезд в метро в командировке учитываются как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией.
В целях исчисления НДФЛ и страховых взносов указанные суммы не подлежат обложению при наличии подтверждающих документов.
Обоснование: В силу ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
На основании п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), работникам возмещаются расходы на проезд и наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Расходы на проезд к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг на оформление проездных документов и предоставление в поездах постельных принадлежностей (п. 12 Положения).
Как учесть возмещение работнику расходов на проезд в метро в командировке в целях исчисления налога на прибыль
Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ в целях гл. 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся следующие расходы налогоплательщика: расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Предусмотренный НК РФ перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, не является закрытым (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
На возможность списания налогоплательщиком расходов на проезд в метро, которым работник пользуется в командировке, указано в Письме ФНС России от 12.07.2011 N ЕД-4-3/11246.
Облагается ли НДФЛ сумма возмещенных работнику расходов на проезд в метро в командировке
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) доходы физических лиц при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы.
В доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Также не облагаются НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных с исполнением трудовых обязанностей.
К не облагаемым НДФЛ суммам, по мнению Минфина России, можно отнести и сумму возмещения работнику стоимости проезда в период нахождения в командировке (Письмо Минфина России от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180).
Облагается ли страховыми взносами сумма возмещенных работнику расходов на проезд в метро в командировке
В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ плательщиками страховых взносов признаются страхователи в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в том числе лица, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам:
- организации;
- индивидуальные предприниматели;
- физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями.
На основании пп. 2 п. 1 и п. 2 ст. 422 НК РФ не облагаются взносами установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные с выполнением физлицом трудовых обязанностей. При оплате расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
В силу пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
На основании п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ при оплате страхователями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Таким образом, приходим к выводу, что в целях исчисления налога на прибыль документально подтвержденные затраты работника на проезд в метро в командировке учитываются как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией.
В целях исчисления НДФЛ и страховых взносов указанные суммы не подлежат обложению при наличии подтверждающих документов.
Подготовлено на основе материала
П.С. Долгополова
ООО "СевИнтелИнвест"
17.09.2018
