Вопрос: Какой срок предусмотрен для хранения работодателем трудовых договоров работников хозяйственного общества? Каков порядок хранения работодателем трудовых договоров работников, в том числе уже уволенных?
Ответ: Срок хранения трудовых договоров, заключенных до 2003 г., в хозяйственном обществе составляет не менее 75 лет со дня создания, срок хранения трудовых договоров, заключенных после 2003 г., составляет не менее 50 лет со дня создания.
Законодательство РФ не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров. Как правило, трудовые договоры хранят в личном деле работника в кадровой службе организации. Дела уволенных работников подлежат передаче на хранение в архив.
Обоснование: Согласно ст. 56 Трудового кодекса РФ трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
Таким образом, трудовой договор - это основной документ, подтверждающий трудовые отношения между работодателем и работником.
В соответствии с п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) документы по личному составу - это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, хранение которых регулируется указанным Законом.
Следовательно, так как трудовой договор отражает трудовые отношения работника с работодателем, данный документ является документом по личному составу.
При этом архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, относятся к частной собственности (ст. 9 Закона N 125-ФЗ). Работодатель вправе создавать архивы для хранения необходимой информации, в том числе по личному составу. Частью 1 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ установлено, что документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет. Частью 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ установлено, что документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., хранятся 50 лет.
Таким образом, срок хранения трудовых договоров в зависимости от даты их заключения (до или после 2003 г.) составляет 75 или 50 лет.
Законодательство РФ не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров работников хозяйственного общества. Как правило, трудовые договоры хранят в личном деле работника в кадровой службе организации. При этом в отделе кадров хранятся личные дела работающих работников. Дела уволенных работников подлежат передаче на хранение в архив.
Подготовлено на основе материала
Ю.А. Доценко,
государственного советника юстиции
Российской Федерации
2 класса
Государственная инспекция труда
в Пермском крае
17.09.2018
