Вопрос: В г. Москве находится центральный офис организации, в регионах есть филиалы. Вся кадровая документация, в том числе трудовые книжки, хранится в центральном офисе. При приеме на работу все документы пересылаются по почте, а при увольнении работники получают трудовые книжки ценным письмом (с их письменного согласия). Работник из удаленного филиала отказывается дать такое согласие и просит, чтобы трудовую книжку передали лично в руки под подпись. Как поступить организации?
Ответ: Пересылка трудовой книжки почтой из центрального офиса без согласия на то работника будет являться нарушением норм действующего трудового законодательства. В таком случае, по нашему мнению, трудовая книжка должна храниться у работодателя до момента ее востребования работником.
Обоснование: В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. В случае когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Согласно п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Таким образом, пересылка трудовой книжки почтой без согласия на то работника будет являться нарушением норм действующего трудового законодательства, влекущим административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
В этой связи трудовая книжка должна храниться у работодателя до момента ее востребования работником. При этом согласно ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки со дня направления уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Что касается передачи трудовой книжки центральным офисом в филиал для внесения записи об увольнении, то, действительно, действующее трудовое законодательство не требует наличия письменного согласия работника на пересылку/передачу трудовой книжки между подразделениями работодателя. При этом вся ответственность за ее возможную утрату/порчу будет лежать именно на работодателе. Однако такой способ передачи трудовой книжки работнику на практике весьма затруднителен.
Во-первых, из содержания вопроса следует, что вся кадровая документация, в том числе трудовые книжки, хранится в центральном офисе организации, необходимые документы пересылаются по почте, а местом работы работника является удаленный филиал.
В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовые книжки на всех работников обязан вести и хранить работодатель. При этом необходимо учитывать, что филиал работодателем не является.
Отсюда можно сделать вывод, что при направлении соответствующего уведомления в установленные сроки обязанность работодателя по выдаче трудовой книжки работнику нарушена не будет.
Во-вторых, из п. 35 Правил следует, что запись об увольнении может вноситься работодателем или лицом, ответственным за ведение трудовых книжек. При этом возможность ведения трудовых книжек в филиале предполагает наличие кадровой службы филиала, обладающей соответствующими полномочиями, ведущей соответствующую документацию и имеющей печать. Из содержания вопроса наличие такой кадровой службы в филиале не усматривается.
В-третьих, необходимо учитывать, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В этой связи возникает вопрос, насколько в таком случае незатруднительно будет работодателю передать книгу учета движения трудовых книжек в филиал, учитывая, что он удален от центрального офиса, а в самом центральном офисе в период отсутствия книги учета движения трудовых книжек также возможны прием на работу и увольнение работников, сопровождающиеся сопутствующими процедурами (в том числе необходимостью внесения записей в книгу учета движения трудовых книжек).
На основании изложенного, по нашему мнению, наделение кого-либо из персонала филиала правом на внесение записей об увольнении без создания кадровой службы, обладающей соответствующими полномочиями, не будет соответствовать требованиям действующего трудового законодательства и влечет риск привлечения работодателя к административной ответственности.
В.В.Стаканов
Федеральная служба
по труду и занятости
05.03.2015
