Вопрос: Работнику организации были выданы деньги под отчет на покупку мебели в офис. Срок, на который выдаются наличные деньги в организации, установлен в количестве 20 календарных дней. Через пять дней после выдачи денег под отчет работник купил мебель, доставил в организацию, но авансовый отчет еще не сдал. Работника необходимо направить в командировку на неделю. Вправе ли организация выдать ему из кассы наличные деньги на командировочные расходы, если работник еще не отчитался по предыдущей сумме?
Ответ: Если работнику организации были выданы деньги под отчет на покупку мебели в офис и через неделю его необходимо направить в командировку, то организация не вправе выдать ему из кассы наличные деньги на командировочные расходы, если работник еще не отчитался по предыдущей сумме, несмотря на то что срок отчета по предыдущей сумме еще не истек.
Обоснование: Согласно пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. При этом выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
В силу ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
В соответствии с нормами ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
В соответствии с п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.
Таким образом, денежные средства, которые организация выдает на расходы работнику в командировке, также являются подотчетными. Следовательно, если работник организации не отчитался за выданные ему под отчет денежные средства на покупку мебели, организация не вправе выдавать ему следующую сумму подотчетных денег на поездку в командировку, несмотря на то что срок отчета по предыдущей сумме еще не истек.
Н.В.Ивашко
ООО "КОМПЬЮТЕР ИНЖИНИРИНГ"
Региональный информационный центр
13.02.2015
