Вопрос: Два работника организации были командированы в другой город. Один работник передал часть своих подотчетных денежных средств другому работнику для приобретения материалов. Правомерны ли действия работников? Каким образом теперь работнику, передавшему подотчетные денежные средства другому работнику, отчитаться за полученные подотчетные суммы?
Ответ: Если два работника организации были командированы в другой город и один работник передал часть своих подотчетных денежных средств другому работнику для приобретения материалов, то работники не нарушили действующее законодательство РФ, так как в настоящее время напрямую не установлен запрет на передачу подотчетных наличных денежных средств одним работником другому (как это было раньше).
Однако отчитаться за полученные подотчетные суммы работнику, передавшему подотчетные денежные средства другому работнику, будет проблематично, так как подтверждающие расходы документы у него будут отсутствовать. Следовательно, у него образуется задолженность по полученной под отчет сумме наличных денег.
Обоснование: В настоящее время на территории РФ действует Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).
Согласно п. 6 Указания N 3210-У выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.
Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) или в доверенности (пп. 6.1 п. 6 Указания N 3210-У).
В соответствии с пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. При этом выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Действующим законодательством напрямую не установлен запрет на передачу подотчетных наличных денежных средств одним работником другому. Хотя ранее, до 01.01.2012, передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещалась (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России 22.09.1993 N 40).
Так как при передаче работником подотчетных денежных средств другому работнику расходы будет совершать последний, то передавшему работнику будет проблематично отчитаться о тех полученных денежных средствах, которые потратит другой работник. Полагаем, что работнику можно будет написать пояснительную записку к авансовому отчету, указав, какая сумма была передана другому работнику и на какие нужды. Однако документально подтвердить вышеуказанную сумму подотчетных денежных средств работник не сможет и у него образуется задолженность по полученной под отчет сумме наличных денег.
Таким образом, работнику нецелесообразно передавать подотчетные денежные средства другому работнику, но запрета на это законодательство РФ не содержит.
Н.В.Ивашко
ООО "КОМПЬЮТЕР ИНЖИНИРИНГ"
Региональный информационный центр
07.10.2015
