Вопрос: Из организации увольняются по сокращению два работника, которые живут и работают в отдаленных населенных пунктах (селах). Сокращение проводится в связи с передачей части полномочий в новую организацию, и после сокращения они сразу же будут трудоустроены во вновь открывшуюся организацию, которая находится в одном здании с организацией. Правомерно ли, чтобы избежать потери времени на пересылку, трудовые книжки работников по их заявлению сразу передать в новую организацию? Как это правильно оформить? Что написать в книге учета трудовых книжек?
Ответ: Передача трудовых книжек уволенных работников из одной организации в другую, в частности, через курьерскую службу в адрес нового места работы, в том числе по заявлению работников, по нашему мнению, не будет соответствовать требованиям действующего трудового законодательства и влечет риск привлечения работодателя к административной ответственности.
Обоснование: Статьей 84.1 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку.
В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила ведения трудовых книжек)).
Таким образом, действующим законодательством предусмотрено, что при увольнении трудовая книжка выдается работнику на руки либо с его согласия отправляется ему по почте по указанному адресу. При этом, учитывая, что на работодателе лежит обязанность выдать трудовую книжку работнику, получить трудовую книжку, отправленную почтой, должен также работник.
Согласно п. 41 Правил ведения трудовых книжек в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В случае если трудовая книжка была направлена почтой, то в книге учета движения трудовых книжек сотрудник кадровой службы, полагаем, должен указать на согласие работника на пересылку трудовой книжки, дату отправления трудовой книжки и дату уведомления о получении работником трудовой книжки.
На основании изложенного полагаем, что передача трудовых книжек уволенных работников из одной организации в другую, в частности, через курьерскую службу в адрес нового места работы, в том числе по заявлению работников, по нашему мнению, не будет соответствовать требованиям действующего трудового законодательства и влечет риск привлечения работодателя к административной ответственности.
О.В.Кузнецова
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
15.03.2016
