Вопрос: Работник при составлении авансового отчета о расходовании наличных денежных средств на приобретение материалов в качестве первичного документа приложил товарную накладную с печатью организации-поставщика. Кассовый чек отсутствует, потому что утерян. Можно ли расходы признать при исчислении налога на прибыль?
Ответ: В ситуации, когда работник при составлении авансового отчета о расходовании наличных денежных средств на приобретение материалов в качестве первичного документа приложил товарную накладную с печатью организации-поставщика, а кассовый чек отсутствует, потому что утерян, и товарная накладная отвечает всем признакам первичного учетного документа, на ее основании поступившие материальные ценности можно учесть в расходах, учитываемых при налогообложении прибыли при передаче в эксплуатацию. Для достоверности расчетов с подотчетным лицом организации необходимо у продавца запросить заверенную копию Z-отчета кассира-операциониста за день покупки либо копию листа книги кассира-операциониста за день покупки, заверенную продавцом.
Обоснование: В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ в целях применения гл. 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В НК РФ отсутствуют критерии применительно к первичным документам. В связи с этим следует руководствоваться другими нормативными актами. Это следует из п. 1 ст. 11 НК РФ, на основании которого институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.
Так ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлены обязательные реквизиты применительно к первичным учетным документам:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных п. 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Если в представленной подотчетным лицом товарной накладной есть необходимый перечень реквизитов, то она соответствует понятию первичного учетного документа, на основании которого расходы могут быть приняты для целей исчисления прибыли. И в этой ситуации кассовый чек является дополнительным документом, свидетельствующим о произведенных подотчетным лицом расходах наличных денежных средств.
Однако, если организация стремится удостовериться в действительности произведенных подотчетным лицом расходов, ей необходимо запросить у продавца заверенную копию Z-отчета за день покупки (Постановление ФАС Московского округа от 29.01.2013 по делу N А40-41467/12-99-223) или копию листа книги кассира-операциониста за день покупки, заверенную продавцом (Постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу N А06-7444/07).
Р.Х.Дочкин
ООО "М-СТАЙЛ"
Региональный информационный центр
24.04.2016
