Вопрос: Как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек? Следует ли производить нумерацию листов или страниц? Какую при этом следует проставить печать (круглую печать организации либо печать отдела кадров)? Кто должен заверить ее своей подписью (директор или заместитель директора по кадрам)?
Ответ: В книге учета движения трудовых книжек могут быть пронумерованы как листы, так и страницы. Книга учета движения трудовых книжек должна содержать заверительную запись, которая состоит из указания названия книги, количества прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, даты оформления журнала, а также должна быть опломбирована или удостоверена сургучной печатью организации (при ее наличии).
Если на заместителя директора по кадрам возложены обязанности по ведению трудовых книжек, он вправе заверить запись своей подписью с расшифровкой и проставить печать организации только при ее наличии.
Обоснование: В соответствии с ч. 2 ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются федеральным органом исполнительной власти. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила N 225).
В соответствии с п. 40 Правил N 225 с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, формы которых утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
Требования по оформлению приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них изложены в п. 41 Правил N 225, где говорится, что вышеперечисленные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Порядок ведения книг Правилами N 225 не установлен, что дает право работодателю выбрать удобный для себя порядок.
По нашему мнению, вопрос о том, следует ли нумеровать страницы или листы книги учета движения трудовых книжек, каждый работодатель решает исходя из сложившейся практики и оба варианта будут верны. Любая выбранная работодателем нумерация должна быть направлена на исключение любой возможности вложения каких-либо дополнительных листов либо изъятия из книги.
Исходя из ст. ст. 2 и 6 Федерального закона от 06.04.2015 N 82-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ" (далее - Закон N 82-ФЗ) организации вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества, что дает право организации отказаться от использования круглых печатей.
В Письме Роструда от 15.05.2015 N 1168-6-1 высказано мнение, что в связи с изменениями, внесенными Законом N 82-ФЗ, общества с ограниченной ответственностью вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать. Обязанность указанных обществ использовать печать может устанавливаться только федеральным законом. Это следует из положений абз. 2 ст. 2, абз. 2 ст. 6, ч. 1 ст. 16 Закона N 82-ФЗ.
Минтруд России в Разъяснении по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках", утвержденном Приказом от 31.10.2016 N 589н (далее - Разъяснение), указал, что проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в случаях, предусмотренных абз. 1 п. 35 и абз. 4 п. 41 Правил N 225, осуществляется при наличии печати.
Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил N 225) (абз. 3 Разъяснения).
Судебные органы также придерживаются мнения, что, если книга учета движения трудовых книжек ведется по неустановленной форме, не пронумерована, не прошнурована, не заверена подписью руководителя организации и не скреплена сургучной печатью или не опломбирована, это нарушает требования ст. 66 ТК РФ, а также не соответствует нормам п. п. 40, 41 Правил N 225. Таким образом, подобное ведение книги учета движения трудовых книжек образует объективную сторону состава административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (Решения Московского городского суда от 30.10.2017 по делу N 7-15380/2017, Самарского областного суда от 15.09.2016 по делу N 21-1904/2016).
Таким образом, по нашему мнению, учитывая длительный срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (75 лет) (ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558), следует предусмотреть при ее оформлении твердую обложку, листы (страницы) должны быть пронумерованы от начала до конца, прошиты, содержать заверительную запись, которая состоит из указания названия книги, количества прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, даты оформления журнала, а также она должна быть опломбирована или скреплена сургучной печатью организации при ее наличии.
Если на заместителя директора по кадрам возложены обязанности по ведению трудовых книжек, он вправе заверить запись своей подписью с расшифровкой и проставить печать организации только при ее наличии.
Подготовлено на основе материала
В.Г. Панфиловой
ООО "М-СТАЙЛ"
Региональный информационный центр
17.09.2018
