Вопрос: Как оформить выписку из трудового договора?
Ответ: Выписка из трудового договора является копией части трудового договора, заверенной представителем работодателя, она должна быть оформлена и выдана работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления.
Выписка из трудового договора должна содержать: наименование организации-работодателя; фамилию, имя, отчество работника и его персональные данные; а также те сведения из трудового договора, которые требуется предоставить работнику, дату составления выписки. Выписка должна быть удостоверена подписью лица, уполномоченного работодателем, и печатью организации-работодателя (при наличии).
Обоснование: Статьей 62 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (в том числе копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписку из трудовой книжки; справку о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
При этом перечень документов, которые связаны с работой и подлежат выдаче работнику по его письменному заявлению, не является исчерпывающим, в связи с чем работодатель не вправе отказать работнику в выдаче ему выписки из трудового договора, если от работника поступит соответствующее письменное заявление.
Некоторые случаи предоставления выписок из трудовых договоров установлены нормативно (например, п. 4 Порядка выдачи свидетельств на право ведения работ в области использования атомной энергии, утвержденного Приказом Госкорпорации "Росатом" от 30.03.2016 N 1/5-НПА). В иных случаях документы подобного типа, как правило, могут предоставляться для предъявления в различные государственные органы и иные организации, а также контрагентам, например, для подтверждения полномочий руководителя. При этом выписка из трудового договора может служить цели установления подлинности персональных сведений о работнике, опыте выполнения той или иной работы и т.п.
Полагаем, что при оформлении и выдаче работнику выписки из трудового договора следует руководствоваться положениями п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013. "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013), согласно которому выписка из документа представляет собой копию части документа, заверенную в установленном порядке.
Таким образом, выписка из трудового договора является кратким отражением необходимого раздела трудового договора или его части. При этом выписка из трудового договора может быть использована и в качестве замены копии трудового договора, которая выполняется в соответствии с п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013: заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Согласно п. 5.26 "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год") и заверяется печатью организации (при наличии).
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
По мнению автора, при оформлении выписок из трудового договора выполняются следующие действия: копируется необходимая часть текста документа, поскольку именно в этом состоит цель создания выписки, полностью повторяются все реквизиты заголовочной части основного документа. Сам документ необходимо назвать "выписка из трудового договора".
Выписка из трудового договора должна содержать: наименование организации-работодателя; фамилию, имя, отчество работника и его персональные данные; дату составления выписки. Также в выписку включаются пункты трудового договора, которые требуется представить работнику. Выписка должна быть удостоверена подписью лица, уполномоченного работодателем, и печатью организации-работодателя (при наличии). Таким образом, выписка из трудового договора является копией части трудового договора, заверенной представителем работодателя. Выписка из трудового договора должна быть оформлена и выдана работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления.
Подготовлено на основе материала
Р.А. Исмаилова
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
17.09.2018
