Вопрос: В силу производственной необходимости директор организации использует служебный автомобиль за пределами рабочего времени. Учет работы автомобиля фиксируется в путевом листе, форма которого разработана организацией и закреплена в приложении к учетной политике.
Можно ли в целях исчисления налога на прибыль учесть расходы на ГСМ, если в путевом листе будут отметки о поездках за пределами нормальной продолжительности рабочего дня?
Ответ: Если в трудовом договоре отражены условия и продолжительность работы директора за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, предусмотрено условие об обеспечении руководителя организации служебным транспортом, а расходы подтверждены путевыми листами желательно с указанием маршрута следования автомобиля, накладными на приобретение ГСМ, а также отчетом об использовании служебного автомобиля за пределами рабочего времени, то расходы на приобретение ГСМ можно учесть в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль.
Обоснование: Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Документом, подтверждающим расходы на ГСМ, является путевой лист. Путевой лист легкового автомобиля оформляется на каждый легковой автомобиль, используемый юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем для перевозок пассажиров и багажа (п. 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152).
В п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" определено, что путевой лист - документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" утверждены формы путевых листов, однако с 1 января 2013 г. в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ). Однако обязательными остаются формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании. Если организация, не являющаяся автотранспортной, использует автомобили для производственных нужд, она может самостоятельно разработать форму путевого листа, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, установленные Приказом Минтранса России N 152. Также организация вправе использовать формы путевых листов, установленные Постановлением Госкомстата России N 78, предусмотрев соответствующий порядок в учетной политике.
В соответствии с п. 8 Приказа Минтранса России N 152 на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом. При этом указание маршрута следования автомобиля не входит в перечень обязательных реквизитов путевого листа. Однако следует обратить внимание, что, по мнению контролирующих органов, отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками организации в служебных целях. Данный вывод содержится в официальных разъяснениях (в Письме Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129), а также подтверждается судебной практикой (см., например, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.04.2018 N 09АП-16429/2018 по делу N А40-76951/17, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 N Ф05-3450/2015 по делу N А40-108772/14). Поэтому при применении в организации самостоятельно разработанной формы путевого листа рекомендуется указывать информацию о маршруте следования служебного автомобиля.
Однако некоторые суды считают, что отсутствие конкретного маршрута в путевом листе не может являться основанием для исключения расходов на ГСМ из расходов, так как такой реквизит не относится к обязательным реквизитам путевого листа (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 29.03.2016 N Ф06-6442/2016 по делу N А55-6233/2015).
Нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю (ст. 91 Трудового кодекса РФ). Режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели, работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе и т.д. Режим рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, - трудовым договором (ст. 100 ТК РФ). В силу ст. 97 ТК РФ работодатель имеет право в порядке, установленном ТК РФ, привлекать работника к работе за пределами продолжительности рабочего времени, установленной для данного работника в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором, для сверхурочной работы (ст. 99 ТК РФ) и в том случае, если работник работает на условиях ненормированного рабочего дня (ст. 101 ТК РФ). Следовательно, особенности регулирования труда отдельных работников организации могут быть предусмотрены в трудовом договоре, коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, должностных инструкциях.
Таким образом, если в трудовом договоре отражены условия и продолжительность работы директора за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, предусмотрено условие об обеспечении руководителя организации служебным транспортом (экономическое обоснование), расходы на ГСМ подтверждены путевыми листами желательно с указанием маршрута следования автомобиля, договорами и накладными на приобретение ГСМ, а также имеется отчет об использовании служебного транспорта за пределами рабочего времени (документальное подтверждение), то расходы на приобретение ГСМ, по нашему мнению, можно учесть в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль.
Подготовлено на основе материала
О.А. Кореневой
ООО "М-СТАЙЛ"
Региональный информационный центр
17.09.2018
