Вопрос: Можно ли для передачи дел принять на работу нового главного бухгалтера до даты увольнения прежнего и как организовать прием-передачу дел и материальных ценностей?
Ответ: Для передачи дел и материальных ценностей новому главному бухгалтеру рекомендуем принять его на работу до увольнения прежнего главного бухгалтера на временно свободную должность (например, заместителя главного бухгалтера). Далее следует издать приказ руководителя о передаче дел и материальных ценностей, провести инвентаризацию с участием как нового, так и прежнего главного бухгалтера и оформить акт о передаче дел и материальных ценностей, который подпишут оба бухгалтера.
Обоснование: Трудовым законодательством не установлен специальный порядок передачи дел и материальных ценностей при смене главного бухгалтера в организации.
При этом трудовое законодательство предоставляет работодателю право в своих ЛНА самостоятельно предусмотреть, что при смене главного бухгалтера в организации в обязательном порядке осуществляется передача дел и материальных ценностей, и установить порядок приема-передачи дел (ч. 1 и 4 ст. 8 Трудового кодекса РФ).
При этом важно, чтобы с таким документом главный бухгалтер еще при приеме на работу был ознакомлен под подпись (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). В противном случае требование работодателя об исполнении положений этого документа будет незаконно.
Главный бухгалтер вправе предупредить работодателя о расторжении трудового договора за две недели и уволиться по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ).
При этом трудовое законодательство ни при каких обстоятельствах не допускает возможность продления работодателем в одностороннем порядке срока работы при увольнении главного бухгалтера по собственному желанию, в том числе и в случаях расторжения трудового договора с материально ответственным лицом. После увольнения главного бухгалтера работодатель не вправе принудить его проводить передачу дел другому работнику.
Следовательно, в случае увольнения главного бухгалтера работодателю желательно, чтобы новый главный бухгалтер участвовал в сдаче дел и материальных ценностей увольняющегося работника и принял дела.
Между тем трудовое законодательство не содержит такого правового основания для приема на работу нового работника, как "для проведения приема-передачи дел и материальных ценностей".
Чтобы организовать прием-передачу дел и материальных ценностей новому главному бухгалтеру, рекомендуем придерживаться следующего алгоритма.
Шаг 1. Примите нового работника на временно свободную должность
На практике применим такой вариант, как прием нового работника, например, на должность заместителя главного бухгалтера.
В этом случае обязанности нового и прежнего работников будут четко распределены до момента окончания передачи дел и увольнения главного бухгалтера. Обязанность у нового работника участвовать в сдаче-приемке дел и материальных ценностей возникает только в случае заключения с ним трудового договора, в котором предусмотрены обязанность участвовать и право принимать дела и материальные ценности при смене главного бухгалтера либо имеется ссылка на локальные акты, регламентирующие порядок передачи дел, с которыми работник был ознакомлен (ст. 60, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Таким образом, ознакомившись с ЛНА, регламентирующими порядок передачи дел при смене главного бухгалтера, и подписав трудовой договор, новый работник будет иметь право участвовать в сдаче-приемке дел и не будет иметь возможности уклоняться от участия в данной процедуре.
Шаг 2. Издайте приказ о передаче дел и материальных ценностей
В приказе руководителя о передаче дел и материальных ценностей следует отразить лиц, ответственных за прием и передачу дел (как правило, это новый и прежний главные бухгалтеры). Если на момент увольнения главного бухгалтера замена ему еще не найдена, в приказе указываются: лицо, которое будет принимать дела; сроки приема-передачи дел; порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел, в том числе оформления и утверждения руководителем акта приема-передачи дел. Приказ подписывается руководителем и заверяется печатью организации (при наличии).
Шаг 3. Проведите инвентаризацию имущества и обязательств
При смене материально ответственного лица (в том числе главного бухгалтера, для которого трудовым договором установлена полная материальная ответственность) организация обязана в его присутствии провести инвентаризацию имущества и обязательств (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), ч. 2 ст. 243 ТК РФ, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н), п. 2.8 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49)).
Перед увольнением главного бухгалтера, для которого трудовым договором не установлена полная материальная ответственность, работодатель может предусмотреть проведение инвентаризации в ЛНА (ст. 11 Закона N 402-ФЗ).
Результаты инвентаризации нужно приложить к акту приема-передачи дел.
Шаг 4. Оформите акт приема-передачи дел и материальных ценностей
Акт составляется в произвольной форме. В акте указывают наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов и материальных ценностей. Обязательным реквизитом акта является дата передачи документов и материальных ценностей. Новый главный бухгалтер может потребовать вписать в акт информацию об отсутствующих в бухгалтерии бумагах, о выявленных расхождениях и несоответствиях учетных данных. Акт подписывают прежний и новый главные бухгалтеры, затем его визирует руководитель. На акте следует поставить печать организации (при ее наличии).
Как правило, акт приема-передачи дел составляется в двух экземплярах. Один из них хранится в организации, а второй - остается у прежнего главного бухгалтера.
См. также:
...Может ли работодатель задержать увольнение без отработки работника-пенсионера до окончания инвентаризации при смене материально ответственного лица?
...Каков порядок передачи товарно-материальных ценностей при увольнении материально ответственного лица?
Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
АКГ "Панацея ПРОФ"
17.09.2018
