Вопрос: В организации (ООО) отдел кадров делает копии СНИЛС всех принимаемых работников, которые хранятся в личных делах работников. При передаче дел новому кадровому работнику последний заявил, что делать этого не нужно, поскольку законодательством не установлено таких требований. Прав ли кадровый работник? Установлена ли законодательством обязанность для организаций по снятию и хранению копий данного документа для формирования личных дел принимаемых работников?
Ответ: Действующее законодательство не содержит положений, устанавливающих обязанности для коммерческих организаций по снятию и хранению копий СНИЛС для формирования личных дел работников. Однако работодатель вправе снимать и хранить копии СНИЛС работников, содержащих персональные данные, соблюдая требования законодательства.
Обоснование: Действующее законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел лишь для некоторых категорий работников (государственных, муниципальных служащих).
При этом действующее законодательство не содержит положений, устанавливающих обязанности по формированию личных дел для коммерческих организаций. Следовательно, работодатель (ООО) вправе осуществлять ведение личных дел работников самостоятельно, определяя порядок формирования личных дел и требования к их ведению с учетом положений законодательства о персональных данных работников (Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных").
Персональные данные - любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных - определенному или определяемому физическому лицу (фамилия, имя, отчество; пол, возраст; место жительства и пр.), а под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием или без использования средств автоматизации, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (ст. 3 Федерального закона N 152-ФЗ).
Работодатель осуществляет обработку персональных данных работника в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (ст. 86 Трудового кодекса РФ).
При этом порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).
Учитывая положения ст. 88 ТК РФ, работодатель осуществляет передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. Однако в трудовом законодательстве не содержится ответа на вопрос о том, в каком именно документе должен устанавливаться порядок хранения, передачи и использования персональных данных работников. В связи с этим возможно принятие работодателем локального нормативного акта, устанавливающего порядок хранения, передачи и использования персональных данных работников (положение и пр.).
Действующее законодательство не содержит положений, устанавливающих обязанности для коммерческих организаций по снятию и хранению копий СНИЛС для формирования личных дел принимаемых работников. Однако при обработке персональных данных работников работодатель вправе снимать и хранить копии СНИЛС работников, содержащих персональные данные. В этом случае работодатель обязан осуществлять указанные действия, соблюдая установленные требования законодательства.
Ю.Ю. Астахова
ЗАО Агентство правовой информации
"Воробьевы горы"
Региональный информационный
центр
27.02.2017
