Вопрос: В организацию обратился бывший работник с просьбой о предоставлении справки о работе в организации в связи с оформлением пенсии. Кадровый работник утверждает, что организация не вправе выдавать такие справки работникам в отсутствие заключенного договора о хранении документов организации с архивом города. Вправе ли работодатель отказать в выдаче справки бывшему работнику на этом основании?
Ответ: Обязанность работодателя выдать бывшему работнику по его письменному заявлению справку о работе в организации, установленная ст. 62 Трудового кодекса РФ, не поставлена в зависимость от наличия заключенного с архивом города договора о хранении документов организации. Следовательно, отказ организации в выдаче справки о работе бывшему работнику является неправомерным.
Организация не обязана заключать договор с архивом города в целях выдачи справок о работе в организации бывшим работникам.
Обоснование: По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).
Данный порядок распространяется на отношения работника и работодателя и в том случае, если отношения между ними прекращены (Определение Московского городского суда от 08.09.2011 по делу N 33-28750).
В соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ. Документы по учету кадров (в том числе личные дела работников) организация обязана хранить 75 лет (разд. 8 "Кадровое обеспечение" Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона N 125-ФЗ).
Порядок передачи документов в архив организации, порядок создания и работы архива организации установлены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях".
Частью 10 ст. 23 Закона N 125-ФЗ установлено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организуют упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства. Соответственно, обязанность по передаче архивных документов, документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, в государственный или муниципальный архив организации возникает только при ликвидации организации. В такой ситуации и заключается соответствующий договор о хранении документов.
Следовательно, действующая организация не обязана передавать документы в государственный или муниципальный архив и заключать при этом соответствующий договор в целях выдачи справок о работе в организации бывшим работникам.
Обязанность работодателя выдать бывшему работнику по его письменному заявлению справку о работе в организации, установленная ст. 62 ТК РФ, не поставлена в зависимость от наличия заключенного с архивом города договора о хранении документов организации. Следовательно, отказ организации в выдаче справки о работе бывшему работнику на основании отсутствия заключенного с архивом города договора о хранении документов является неправомерным.
Ю.Ю. Астахова
ЗАО Агентство правовой информации
"Воробьевы горы"
Региональный информационный
центр
19.01.2017
