Вопрос: Кадровый работник утратил справку из ЗАГСа о рождении ребенка, представленную ему работником для начисления единовременного пособия при рождении ребенка. Работник - получатель пособия, имея на руках все копии отданных кадровому работнику документов с его подписью в получении на заявлении работника, отказывается что-либо предпринимать для восстановления утраченного документа (получения дубликата). Как поступить работодателю?
Ответ: В ситуации утраты оригинала справки о рождении ребенка работника по вине работника отдела кадров кадровому работнику необходимо, прежде всего, предпринять усилия по достижению с работником - получателем пособия договоренности о получении тем в органе ЗАГСа повторной справки. В том случае, если работник - получатель пособия отказывается что-либо предпринимать для восстановления утраченного документа (получения повторной справки), службы работодателя обязаны начислить пособие при рождении ребенка в отсутствие утраченного оригинала справки (на основании иных документов и копии данной справки). Однако эти суммы не будут компенсированы (приняты в зачет) органами ФСС РФ как неподтвержденные. Неназначение пособия в данной ситуации будет неправомерным. Впоследствии работодатель может инициировать процедуру взыскания с виновного в утрате справки работника отдела кадров выплаченной суммы пособия как материального ущерба.
Обоснование: Пособие при рождении ребенка выплачивается в соответствии с Порядком и условиями назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденными Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н (далее - Порядок). Если родители относятся к лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, или лицам, проходящим военную службу по контракту либо службу в органах, указанных в пп. "в" п. 29 Порядка, единовременное пособие при рождении ребенка назначается и выплачивается одному из родителей либо лицу, его заменяющему, по месту работы (службы) (п. 27 Порядка).
В случае если один из родителей либо лицо, его заменяющее, работает (служит), а другой родитель либо лицо, его заменяющее, не работает (не служит), единовременное пособие при рождении ребенка назначается и выплачивается по месту работы (службы) родителя либо лица, его заменяющего.
Конечно, то, что отметка в получении заявления и всех необходимых для получения пособия документов была проставлена на копии заявления работника, немного не соответствует требованиям п. 8 гл. I Порядка, устанавливающего, что при приеме заявления организация, назначающая пособия, выдает расписку-уведомление о приеме (регистрации) заявления (при направлении заявления по почте - направляет извещение о дате получения (регистрации) заявления в пятидневный срок с даты его получения (регистрации)). Но поводов для отказа в назначении пособия или запроса дополнительных документов не имеется.
Перечень документов, представляемых получателем для назначения и выплаты единовременного пособия при рождении ребенка, определен в п. 28 Порядка. В указанный перечень включена и справка о рождении ребенка (детей), выданная органами записи актов гражданского состояния. Форма данной справки утверждена Постановлением Правительства РФ от 31.10.1998 N 1274.
Порядок получения повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и иных подтверждающих факт государственной регистрации акта гражданского состояния документов предусмотрен Административным регламентом предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации, утвержденным Приказом Минюста России от 29.11.2011 N 412.
Исходя из анализа сложившейся ситуации работник, имеющий право на получение пособия при рождении ребенка, надлежащим образом обратился за назначением пособия к своему работодателю, представил полный пакет документов для этого, что подтверждается соответствующей отметкой на копии заявления работника, сделанной работником отдела кадров. Конечно, в целях выплаты пособия за счет средств ФСС РФ ситуация может быть решена только единственным способом: с помощью работника, согласившегося обратиться в орган ЗАГСа за выдачей повторной справки. Если же согласия на выполнение указанных действий не получено (как в описываемой ситуации), работодатель как организация, получившая от работника полный пакет документов и обязанная назначить выплату пособия, может это сделать в отсутствие утраченного документа за свой счет. При этом следует быть готовым к тому, что данные суммы не будут компенсированы (приняты в зачет) органами ФСС РФ как неподтвержденные (см. Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 20.04.2015 N Ф02-1349/2015 по делу N А69-72/2014). Впоследствии работодатель может инициировать процедуру взыскания с виновного в утрате справки работника отдела кадров выплаченной суммы пособия как материального ущерба.
Неназначение пособия в данной ситуации будет неправомерным (см. позицию суда в Апелляционном определении Липецкого областного суда от 07.11.2012 по делу N 33-2607/2012).
Основанием для неназначения пособия является только непредставление работником оформленных надлежащим образом документов, необходимых для назначения и выплаты требуемых пособий и компенсаций (см. Апелляционное определение Московского городского суда от 04.04.2014 по делу N 33-10983).
Н.В. Пластинина
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
21.08.2017
