Вопрос: Необходимо ли знакомить работников со всеми локальными актами организации? Или это можно делать выборочно, в зависимости от того, какой акт на него распространяется, а какой не имеет отношения к его работе? Так, например, нужно ли знакомить работников вспомогательной службы (завхоза, дворника, повара, кастелянши) с положением о коммерческой тайне или положением о защите компьютерной информации, если с компьютером их деятельность не связана вообще, а доступа к коммерческой тайне они не имеют? Может ли работодатель быть привлечен к ответственности за неознакомление данных работников с перечисленными локальными актами?
Ответ: Работников необходимо знакомить с правилами трудового распорядка, локальными актами, которые обязательны к наличию в организациях, и локальными актами, непосредственно регулирующими трудовую деятельность конкретных работников. При этом работодатель должен независимо от наименования локального акта правильно отнести тот или иной локальный акт к обязательным или необязательным. Неознакомление работников с обязательными для него локальными актами является прямым основанием для привлечения работодателя к административной ответственности.
С иными локальными актами ознакомление можно проводить выборочно, в зависимости от того, какой акт распространяется на того или иного работника, а какой не имеет отношения к его работе. Знакомить всех работников со всеми имеющимися в организации локальными актами излишне.
Если же работодатель неправильно определил, что определенный локальный акт не регулирует деятельность определенного работника, но данный локальный акт не относится к обязательным к ознакомлению, у работодателя лишь возникает риск невозможности привлечения работника к дисциплинарной ответственности за его нарушение, но не основание для административной ответственности.
Работников вспомогательной службы (завхоза, дворника, повара, кастелянши) знакомить с положением о коммерческой тайне или положением о защите компьютерной информации не требуется, так как их деятельность с компьютером не связана, а доступа к коммерческой тайне они не имеют.
Обоснование: В соответствии с ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее - локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
Точного перечня локальных актов, которые должны быть в каждой организации (за исключением микропредприятий, которым было предоставлено право отказаться от использования локальных актов), ни одна норма ТК РФ не содержит. Однако исходя из анализа всего ТК РФ можно сделать вывод, что обязательными к наличию являются:
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
- положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
- положение о защите персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
- график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
- штатное расписание (что следует из норм ст. ст. 15, 57 ТК РФ).
Кроме того, в зависимости от того, имеется ли соответствующий фактор в организации, обязательными могут стать:
- положение о разделении рабочего дня на части (если такое разделение применяется в организации);
- график сменности (ст. 103 ТК РФ - если предприятие работает посменно).
С одной стороны, ч. 3 ст. 68 ТК РФ установлено императивное требование, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Исходя из отсутствия прямого указания данной нормы работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР, иными перечисленными в качестве обязательных локальными актами организации (см. перечень, приведенный выше).
Факт ознакомления с локальными нормативными актами должен быть подтвержден собственноручной подписью работника. Невыполнение требования ТК РФ об ознакомлении с локальными актами, указанными в ч. 3 ст. 68 ТК РФ, является прямым основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Особенно строго государственные инспекторы относятся к фактам неознакомления работников с ПВТР и инструкциями по охране труда (см. Решение Московского областного суда по делу N 21-135/14).
В отношении иных локальных актов каждому работодателю предстоит самостоятельно определить, какие из локальных актов непосредственно связаны с трудовой деятельностью работников. Так, если в организации имеются узконаправленные локальные акты, регулирующие деятельность определенных подразделений (например, положение об осуществлении работ разъездного характера, порядок сдачи бухгалтерской отчетности, порядок взаимодействия экспедиторской службы и отдела логистики и пр.), то знакомить с ними работников, никоим образом не соприкасающихся с их деятельностью, не требуется и даже будет излишним.
С другой стороны, работодатель, несмотря на несоответствие названия своего локального акта перечисленным выше, должен точно определить, относится он к обязательным к ознакомлению или нет. Так, например, порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в..., по наименованию прямо не отнесен к положению об оплате труда, но регулирует объем и порядок предоставления гарантий определенным категориям работников. За неознакомление с таким локальным актом как с обязательным к ознакомлению работодатель может быть привлечен к административной ответственности (см. Решение Верховного Суда Республики Карелия от 26.11.2015 по делу N 21-450/2015).
Если же работодатель неправильно определил, что определенный локальный акт не регулирует деятельность определенного работника, но данный локальный акт не относится к обязательным к ознакомлению, у работодателя лишь возникает риск невозможности привлечения работника к дисциплинарной ответственности за его нарушение, но не основание для административной ответственности.
Работников вспомогательной службы (завхоза, дворника, повара, кастелянши) знакомить с положением о коммерческой тайне или положением о защите компьютерной информации не требуется, так как их деятельность с компьютером не связана, а доступа к коммерческой тайне они не имеют.
Н.В. Пластинина
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
21.08.2017
