Вопрос: После командировки работник вернул неиспользованные средства на счет организации через онлайн-банк. По транзакции взималась комиссия, которую работник уплатил самостоятельно. Затем работник представил работодателю подтверждение возврата, распечатав чек по операции, где выделена сумма комиссии. Должна ли организация вернуть работнику сумму комиссии? Если да, то вправе ли она учесть эту сумму в расходах по налогу на прибыль? Является ли распечатка чека подтверждающим документом или необходимо представить документ, заверенный печатью банка?
Ответ: Работодатель должен вернуть работнику сумму комиссии, если такой вид возмещаемых расходов и способ возврата аванса на командировочные расходы с использованием онлайн-банка прямо установлены в локальном нормативном акте работодателя. Если в этом документе предусмотрено, что работодатель возмещает работнику в том числе иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя, то организация может возместить сумму комиссии, утвердив авансовый отчет, и признать такие расходы в целях налогообложения прибыли на основании:
- чека по операции - документа, косвенно подтверждающего такие расходы (существует риск возникновения налоговых споров);
- заверенных копий платежного поручения и выписки из реестра платежей по банковскому счету, которые работник может получить на основании своего письменного заявления при личном обращении в отделение банка (безопасный вариант).
Если работник по собственной инициативе (без разрешения или ведома работодателя) и при отсутствии в локальном нормативном акте вышеуказанных положений вернул остаток неизрасходованного аванса на расчетный счет организации через онлайн-банк, то организация не обязана возмещать сумму комиссии за такую транзакцию.
Обоснование: Частью 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы на проезд; расходы на наем жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Согласно п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749), работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. При этом Положение N 749 не содержит ограничений в отношении способов возврата неизрасходованного аванса (наличный и/или безналичный, включая использование онлайн-банка).
По общему правилу порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, например положением о служебных командировках (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, п. 24 Положения N 749). Локальный нормативный акт работодателя должен быть разработан в соответствии с ТК РФ и Положением N 749 и не ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).
Таким образом, работодатель вправе в коллективном договоре или в локальном нормативном акте установить, в частности, виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неизрасходованного аванса, перечень юридически значимых документов, принимаемых работодателем в подтверждение произведенных расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).
Если в локальном нормативном акте работодателя не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то работодатель не обязан возвращать работнику сумму комиссии.
Если локальный нормативный акт работодателя содержит общую фразу о том, что работодатель возмещает работнику также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя, то организация может принять решение о возмещении комиссии банка за возврат денег через онлайн-банк, утвердив авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах.
Если работник по собственной инициативе (без разрешения или ведома работодателя) и при отсутствии в локальном нормативном акте вышеуказанных положений вернул остаток неизрасходованного аванса на расчетный счет организации через онлайн-банк, то организация не должна возмещать сумму комиссии за такую транзакцию.
Онлайн-платежи (в частности, через онлайн-банк) относятся к электронным средствам платежа в рамках применяемых форм безналичных расчетов с использованием информационно-коммуникационных технологий, электронных носителей информации, в том числе платежных карт, а также иных технических устройств (п. 1 ст. 862 Гражданского кодекса РФ, п. 19 ст. 3 Федерального закона от 27.06.2011 N 161-ФЗ "О национальной платежной системе", п. п. 1.1, 1.9 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденного Банком России 19.06.2012 N 383-П (далее - Положение N 383-П)).
В случае если уплата комиссии за возврат неиспользованного аванса осуществляется работником в безналичной форме с его банковского счета с использованием электронных средств платежа, подтверждающим документом является платежное поручение на такое перечисление (п. п. 1.9, 1.10, 5.1 Положения N 383-П). Дополнительно налоговым органом может быть запрошена заверенная выписка из реестра платежей по банковскому счету работника за дату, когда было произведено списание суммы комиссии.
При совершении работником рассматриваемой транзакции через онлайн-банк подтверждающим платеж документом является распечатанный с использованием электронного сервиса чек по операции, который содержит все реквизиты, позволяющие идентифицировать платеж (реквизиты плательщика и получателя, вид платежа - безналичная оплата, название, сумма, валюта, дата, время, идентификатор и номер операции, номер карты, с которой выполнялся перевод средств, сумма комиссии по операциям с картами, уникальный номер платежа, код авторизации), и штамп банка об исполнении операции "Платеж выполнен".
В подавляющем большинстве случаев получателю достаточно предъявления чека по операции с таким штампом для идентификации платежа и подтверждения факта оплаты.
В некоторых случаях, например когда средства клиента не были получены получателем либо получатель не может идентифицировать платеж в общей сумме платежей, полученных от банка, клиенту может потребоваться документ, подтверждающий факт платежа через онлайн-банк. Такой документ (заверенная копия платежного поручения или заверенная выписка из реестра платежей) может быть выдан клиенту по его заявлению (в произвольной форме) при личном обращении в отделение банка.
Вместе с тем распечатка чека по операции, содержащего все реквизиты для идентификации платежа, не является юридически значимым документом.
Юридическая значимость документа - это его свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера (пп. 14 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013)). Заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, Письмо Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336).
В отдельных случаях суды приравнивают распечатку чека по операции с применением электронной системы платежей онлайн-банка к подлиннику платежного документа (Определение Костромского областного суда от 27.07.2016 по делу N 33-1746/2016).
Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные:
- документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;
- документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
- документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
В рассматриваемой ситуации чек по операции можно рассматривать как документ, косвенно подтверждающий произведенные расходы. Однако его использование для признания суммы комиссии по операции возврата работником аванса на командировку для целей налогообложения прибыли может привести к налоговым спорам.
Самыми безопасными с точки зрения трудовых и налоговых споров являются следующие действия работодателя:
- указание в локальном нормативном акте работодателя следующей записи: "Возврат работником сумм неизрасходованного денежного аванса на командировочные расходы осуществляется одним из следующих способов (по выбору работника): путем внесения денежных средств в кассу работодателя и (или) в форме безналичных расчетов, в том числе через онлайн-банк. При последнем способе безналичных расчетов работодатель возмещает работнику сумму комиссии, взимаемой за указанную транзакцию на основании представленных работником заверенных копий платежного поручения и выписки из реестра платежей по банковскому счету работника. Распечатка чека по операции, содержащего все реквизиты для идентификации платежа и штамп банка "Платеж выполнен", не является юридически значимым документом, а также основанием для возмещения работнику понесенных им расходов";
- получение от работника заверенных копий платежного поручения и выписки из реестра платежей по банковскому счету, которые он может получить на основании своего письменного заявления при личном обращении в отделение банка.
Если возмещение комиссии предусмотрено локальным нормативным актом, то работодатель может ее учесть в расходах по налогу на прибыль на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (п. 24 Положения N 749, Письма Минфина России от 21.05.2013 N 03-03-06/1/18005, УФНС России по г. Москве от 08.10.2015 N 16-15/105572).
Е.В. Орлова
Начальник отдела аудита
ООО "ПАРТИ"
17.07.2017
