Вопрос: По ошибке работнику неправильно рассчитаны и выплачены отпускные: вместо 16 дней по его заявлению отпуск оформлен на 14 дней по графику отпусков, при этом он отгулял 16 дней. Как дооформить отпуск на два дня и сделать перерасчет отпускных? Можно ли оформить отдельный приказ на отпуск на два дня?
Ответ: Оформление отдельного приказа на отпуск на два дня допускается, если одна из частей этого отпуска составляет не менее 14 календарных дней. Тем не менее, по нашему мнению, дооформить отпуск на два дня правильнее будет путем издания приказа о внесении изменений в предыдущий приказ о предоставлении оплачиваемого отпуска в части изменения продолжительности отпуска с указанием количества дней и доначисления отпускных за два дня.
Обоснование: В соответствии со ст. 114 Трудового кодекса РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
График отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
Статья 125 ТК РФ предусматривает, что по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
В соответствии со ст. 2 ТК РФ одним из основных принципов правового регулирования трудовых отношений является сочетание государственного и договорного регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений.
Из буквального толкования указанных норм следует, что договориться об использовании отпуска по частям, в том числе и об изменении количества дней отпуска, можно как до составления графика отпусков, так и после его составления. Если соглашение между работником и работодателем достигнуто, то, соответственно, отпуск должен быть предоставлен согласно достигнутому соглашению. При этом законодательство не содержит требований к форме соглашения о делении отпусков и не регламентирует, когда именно должно быть заключено соответствующее соглашение.
Пересмотреть соглашение о предоставлении отпуска можно также только по договоренности. В общем случае стороны не вправе отказываться от него в одностороннем порядке.
В рассматриваемой ситуации можно предположить, что соглашение между работником и работодателем об изменении количества календарных дней отпуска на основании заявления работника достигнуто, поскольку в формулировке вопроса имеется указание именно на ошибку. В данной ситуации имеет место неправильное оформление документов о предоставлении количества дней отпуска исходя из достигнутого соглашения сторон трудового договора об увеличении продолжительности отпуска.
По документам отпуск оформлен на 14 дней и расчет отпускных произведен бухгалтерией в соответствии с оформленными документами.
В данном случае оформление отпуска на 14 дней противоречит достигнутому между работником и работодателем соглашению о предоставлении отпуска на 16 дней, тем самым нарушено положение ч. 1 ст. 125 ТК РФ, согласно которой порядок разделения отпуска устанавливается по соглашению сторон.
В силу ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни.
Соответственно, если между сторонами трудового договора на основании заявления работника было достигнуто соглашение о предоставлении отпуска продолжительностью 16 дней и работник в силу указанного соглашения отгулял данное количество дней, работодатель в рамках требования трудового законодательства обязан документально оформить и оплатить работнику отгулянные два дня отпуска (ст. 114, ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы").
Указанные дни можно оформить отдельным приказом о внесении изменений в предыдущий приказ с формулировкой, например: "Прошу внести изменения в п. 1 Приказа N 1 от 01.12.2017 в части продолжительности оплачиваемого отпуска. Продолжительность отпуска считать в количестве 16 календарных дней (с ___ по ___ число). Основание - заявление работника. Бухгалтеру произвести расчет и начислить отпускные за два календарных дня".
Тем не менее формально работодатель ввиду допущенной ошибки нарушает требования ч. 9 ст. 136 ТК РФ об оплате отпуска не позднее чем за три дня до его начала, норма которой является императивной (обязательной) и других вариантов не допускает. Невыплата в срок причитающихся сумм отпускных повлечет за собой обязанность их возмещения с процентами по правилам ст. 236 ТК РФ. Оплатить два дня отпуска работодателю следует в ближайшее время. Работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 6 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Предоставление работнику двух дней в виде отдельного отпуска ТК РФ не запрещено, если одна из частей этого отпуска составляет не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Следовательно, оформление отдельного приказа на отпуск на два дня допускается. Однако в рассматриваемом случае, по нашему мнению, целесообразней оформить приказ о внесении изменений в предыдущий приказ, поскольку при оформлении отдельного приказа на отпуск, ввиду того что работник уже отгулял указанные два дня отпуска, работодатель, помимо ч. 9 ст. 136 ТК РФ, нарушает также положения ст. 123 ТК РФ о том, что о дате наступления отпуска работник должен быть предупрежден под подпись за две недели до его начала.
Таким образом, трудовым законодательством допускается оформление отдельного приказа на отпуск на два дня, если одна из частей этого отпуска составляет не менее 14 календарных дней. Однако дооформить отпуск на два дня правильнее будет путем издания приказа о внесении изменений в предыдущий приказ о предоставлении оплачиваемого отпуска в части изменения продолжительности отпуска с указанием количества дней и доначисления отпускных за два дня.
В.И. Неклюдов
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
19.01.2018
