Вопрос: Как внести исправления в книгу учета движения трудовых книжек, в том числе если ошибка обнаружена после увольнения работника?
Ответ: Законодательный порядок внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек не установлен. В случае обнаружения ошибок (в том числе после увольнения работника) можно руководствоваться следующим алгоритмом:
- зачеркнуть ошибку одной чертой;
- над зачеркнутым текстом указать верный текст;
- рядом с исправленной записью указать запись "Исправлено", поставить Ф.И.О. и подпись работника, который внес верную запись, и дату исправления.
Для корректировки неверно проставленной подписи рекомендуем придерживаться следующего порядка:
- зачеркнуть подпись одной чертой;
- над зачеркнутым текстом указать: "Подпись в графе N 13 строки N... недействительна";
- поставить Ф.И.О. и подпись работника, который внес запись о недействительности подписи, и дату исправления;
- пригласить уволенного работника для постановки его подписи в графе "Расписка работника в получении трудовой книжки".
Обоснование: Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них приведена в Приложении N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила)).
Книга учета движения трудовых книжек заполняется при приеме работника (указывается дата приема, персональные данные работника, реквизиты трудовой книжки и приказа о приеме и другие условия) и позднее - при его увольнении (дата выдачи трудовой книжки, расписка работника в ее получении). Если за время работы работника возникает необходимость в оформлении вкладыша в трудовую книжку - соответствующая информация также вносится в книгу учета движения трудовых книжек.
При заполнении книги учета движения трудовых книжек на практике встречаются два вида ошибок:
- допущенные кадровиками (неправильное указание реквизитов документов, персональных данных работников);
- допущенные увольняющимися работниками (постановка подписи напротив чужой фамилии при получении трудовой книжки перед увольнением).
Такие ошибки могут обнаружиться и после увольнения работника.
Действующие нормативно-правовые акты, регламентирующие порядок заполнения книги учета движения трудовых книжек, не устанавливают процедуру исправления ошибочных записей/подписей. На наш взгляд, для исправления ошибочных записей следует руководствоваться правилами внесения исправлений в первичные учетные документы, а для исправления ошибочных подписей - правилами внесения изменений в трудовые книжки. Минтруд России придерживается схожей позиции в п. 2 Письма от 18.08.2017 N 14-2/В-761.
Книга учета движения трудовых книжек не является первичным учетным документом по смыслу ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". В отсутствие законодательного регулирования внесения исправлений в книгу движения трудовых книжек представляется возможным использовать порядок внесения исправления в первичные документы по аналогии законодательства.
В соответствии с ч. 7 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В п. п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105) установлено, что ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "Исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления.
Таким образом, при исправлении ошибок кадровика в книге учета движения трудовых книжек можно руководствоваться следующим алгоритмом:
- зачеркнуть ошибку одной чертой;
- над зачеркнутым текстом указать верный текст;
- рядом с исправленной записью указать запись "Исправлено", поставить Ф.И.О. и подпись работника, который внес верную запись, и дату исправления.
В случае постановки подписи увольняющегося работника напротив фамилии другого работника ее нельзя исправить, так как подпись сама по себе не является неверной: подпись должна быть проставлена напротив нужной фамилии. Поэтому в этом случае, полагаем, необходимо руководствоваться алгоритмом признания недействительной записи в трудовой книжке (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69)).
Для корректировки подписи рекомендуем придерживаться следующего порядка:
- зачеркнуть подпись одной чертой;
- над зачеркнутым текстом указать: "Подпись в графе N 13 строки N... недействительна";
- поставить Ф.И.О. и подпись работника, который внес запись о недействительности подписи, и дату исправления;
- пригласить уволенного работника для постановки его подписи в графе "Расписка работника в получении трудовой книжки".
Подготовлено на основе материала
Е.А. Чершинцевой
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
17.09.2018
