Вопрос: Каков порядок признания расходов на командировку в целях исчисления налога на прибыль в ситуации, когда работник производил оплату проездных билетов и проживания в гостинице не наличными, а безналичными платежами со своей банковской карты?
Ответ: Для признания командировочных расходов в целях исчисления налога на прибыль в ситуации, когда работник производил оплату проездных билетов и проживания в гостинице безналичными платежами со своей банковской карты, необходимо, чтобы работник по возвращении из командировки представил авансовый отчет, к которому прилагаются документы, подтверждающие расходы, в частности квитанции банкоматов, слипы (квитанции электронного терминала) и т.п., в которых указана его фамилия как держателя карты.
Обоснование: На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ затраты, связанные с командировками работников, учитываются при расчете налога на прибыль в числе прочих расходов. По общему правилу для признания расходов в целях налогообложения прибыли расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для обоснования затрат на командировки работник должен представить авансовый отчет и приложенные к нему оправдательные документы (железнодорожные и авиабилеты, счета из гостиниц и т.п.).
В Письме от 06.04.2015 N 03-03-06/2/19106 Минфин России указал, что одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе с использованием банковской карты уполномоченного работника. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипы (квитанции электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.
Если оплата проездных документов (билетов) и бронирование гостиницы командированного работника производятся с банковской карты уполномоченного банком лица и это подтверждено приложенными к авансовому отчету первичными документами (билетами и счетом из гостиницы), то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.
Ранее о возможности признания в целях налогообложения прибыли расходов на наем жилого помещения, оплаченных банковской картой, косвенно говорилось в Письме Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23.
Кроме того, в Письме ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876 специалисты ведомства подтвердили, что расходы можно признать и в ситуации, когда услуги за проживание в гостинице оплачивает не сам работник, направленный в командировку, а иное лицо с использованием своей банковской карты. Работник в дальнейшем возмещает этому лицу понесенные расходы. В такой ситуации работодатель может учесть командировочные расходы при условии представления документов, подтверждающих, что затраты понесены именно работником. В качестве подтверждения может быть предъявлена расписка того лица, банковской картой которого был оплачен счет гостиницы, или его письмо в адрес организации.
Е.Л.Джабазян
Консалтинговая группа "Аюдар"
23.06.2015
