Вопрос: Какими документами для целей налога на прибыль подтверждается обоснованность командировочных расходов в связи с отменой командировочных удостоверений и служебных заданий?
Ответ: Специальных документов для подтверждения экономической обоснованности командировочных расходов для расчета налога на прибыль не установлено. Основным условием признания расходов является осуществление их в деятельности, направленной на получение дохода.
Обоснование: Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации" сокращено количество учетных форм, составляемых при командировках, за счет отмены командировочного удостоверения, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении.
Оформлять командировочное удостоверение в настоящее время не обязательно.
Командировочное удостоверение по форме N Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, может продолжать оформляться при условии, что принимающая сторона будет его заполнять.
Обоснованность расходов не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности, полученного результата (Определение Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 N 320-О-П). С учетом названной позиции любой расход предполагается экономически оправданным, вне зависимости от достигнутого результата.
Налоговый орган в ходе налоговых проверок в отношении командировочных расходов будет устанавливать связь расходов с деятельностью организации, направленной на извлечение дохода.
Направление работника в командировку оформляется решением работодателя (приказом, распоряжением руководителя) о направлении работника в командировку. Цель командировки, отраженная в приказе, должна подтверждать направленность деятельности организации на извлечение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Авансовый отчет выступает первичным документом, на основании которого принимается к учету хозяйственная операция в виде командировочных расходов: начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных расходов или списание подотчетной суммы с работника (Письмо Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169).
Подпунктом 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой признания расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета. Для утверждения авансового отчета, в свою очередь, необходимы первичные документы о расходах, которые были понесены работником во время командировки (на наем жилого помещения, на проезд и пр.): счета, квитанции, кассовые чеки, путевые листы.
Представление чеков, квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется (Письмо Минфина России от 11.12.2015 N 03-03-06/2/72711).
Для документального подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования, тем самым - расчета суточных, используются оправдательные, прежде всего, проездные документы (билеты).
Применительно к расходам на оплату билетов на проезд, приобретенных в бездокументарной форме (электронного билета), оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение, являются:
для авиабилета - сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, иные аналогичные документы (Письмо Минфина России от 25.06.2018 N 03-03-07/43484);
для железнодорожного билета - контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.
Факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден, в частности:
- проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
- счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291);
- служебной запиской работника, путевым листом (при проезде в командировку на личном транспорте). Служебная записка в рассматриваемом случае должна содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" для первичного документа.
Также Минфином России было отмечено, что организация вправе обосновать потребление услуги перевозки любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных билетов (Письмо Минфина России от 26.07.2018 N 03-03-06/1/52555).
При определении длительности командировки на основании проездных билетов следует учитывать время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта.
Кроме того, продолжает применяться порядок учета работников, направленных в командировки, в табеле учета рабочего времени (форма N Т-13, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1).
Указанный документ также является подтверждением нахождения работника в командировке.
Составления специальных документов для подтверждения экономической обоснованности командировочных расходов налоговым законодательством не предусмотрено. У налогоплательщика в рамках мероприятий налогового контроля могут быть запрошены пояснения, в том числе об обстоятельствах осуществления командировочных расходов. В случае если внутренними документами налогоплательщика предусмотрено составление документов, сопровождающих оформление командировки (служебная записка, на основании которой принимается решение о командировании, отчет о командировке и т.п.), налоговый орган при проведении выездной налоговой проверки вправе истребовать указанные документы для проверки обоснованности произведенных расходов.
Подготовлено на основе материала
С.В. Разгулина,
действительного
государственного советника
Российской Федерации
3 класса
17.09.2018
