Вопрос: Возможно ли ведение кассовой книги в электронной форме и какие есть особенности?
Ответ: Ведение кассовой книги в электронной форме допускается. Особенность ведения книги в такой форме связана с обязательным получением ЭЦП для главного бухгалтера и кассира, так как кассовая книга в электронном виде может быть подписана только квалифицированной усиленной ЭЦП. Еще одной особенностью является то, что внесение исправлений в нее после подписания ЭЦП не допускается.
Обоснование: Кассовые документы могут оформляться в электронном виде.
При этом кассовые документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) (пп. 4.7 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У)).
Подписание документа квалифицированной электронной подписью позволяет признать электронный документ равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
Соответственно, кассовая книга в электронном формате подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью, а не простой электронной подписью.
Порядок заполнения кассовой книги утвержден Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. В данном нормативном акте не содержится порядка подписания данного документа должностными лицами.
При этом пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У предусмотрено, что в конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге 0310004, и заверяет записи в кассовой книге 0310004 подписью.
Записи в кассовой книге 0310004 сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.
Контроль за ведением кассовой книги 0310004 осуществляет главный бухгалтер.
Соответственно, для ведения книги в электронной форме подписи в таком документе должны быть проставлены с помощью квалифицированной ЭЦП главного бухгалтера и кассира.
Также необходимо учесть, что в электронную кассовую книгу не допускается внесение исправлений после ее подписания (абз. 3 пп. 4.7 п. 4 Указания N 3210-У).
В отношении особенности оформления ЭЦП должностному лицу отметим следующее.
Как следует из положений ст. 14 Закона N 63-ФЗ, владельцем электронной подписи может быть как физическое лицо, так и юридическое лицо. В случае выдачи сертификата ключа проверки электронной подписи юридическому лицу в качестве владельца сертификата ключа проверки электронной подписи наряду с указанием наименования юридического лица указывается физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов или доверенности.
В данные квалифицированной ЭЦП "зашиваются" данные самого физического лица - ее владельца, а именно фамилия, имя, отчество и страховой номер индивидуального лицевого счета гражданина в системе обязательного пенсионного страхования (п. п. 2, 3 ч. 2 ст. 17 Закона N 63-ФЗ).
Соответственно, электронная подпись носит идентифицирующий характер и служит средством для подтверждения намерений определенного лица.
Поскольку электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, передача носителя электронной подписи другому лицу может повлечь ряд негативных последствий, в том числе нарушение конфиденциальности (п. п. 1, 3 ч. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ). Так, при передаче такого носителя другому лицу происходит нарушение конфиденциальности ключа электронной подписи, при которой владелец обязан прекратить использование ключа электронной подписи и немедленно обратиться в удостоверяющий центр, выдавший квалифицированный сертификат, для прекращения действия этого сертификата (ч. 6 ст. 17 Закона N 63-ФЗ).
Соответственно, при необходимости использования ЭЦП материально ответственному работнику следует заказать отдельную электронную подпись организации. Для этого нужно выдать ему доверенность на использование электронной подписи организации и обратиться в удостоверяющий центр. При таком способе электронную подпись будет использовать лицо, которому она выдана, и конфиденциальность ключа в таком случае не нарушается.
Исходя из вышеизложенного для ведения кассовой книги в электронном виде в общем случае требуется получение не менее двух именных ЭЦП - для кассира и для главного бухгалтера.
Необходимо учесть, что в случае увольнения данного лица из организации необходимо будет организовать получение нового ЭЦП лицом, принимающим полномочия данного лица.
Отметим также, что при наделении полномочиями на право подписи первичных документов электронной подписью организации следует издать приказ и ознакомить с ним работника, в отношении которого такой приказ издан. В приказе следует отразить, в частности, какая электронная подпись используется конкретным работником, перечень полномочий, связанных с использованием электронной подписи, ссылку на перечень мер безопасности, связанных с применением и хранением электронной подписи.
Г.И. Волынец
Налоговый консультант,
член Палаты налоговых консультантов
ООО "Компания Альянс"
10.03.2021
