Вопрос: Обязательно ли коммерческой организации вести личные дела работников?
Ответ: Ведение личных дел необязательно для коммерческой организации.
Обоснование: В обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. В силу ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" в личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
Обязательность ведения личных дел педагогических работников закреплена косвенным образом, по нашему мнению, в п. 20 Порядка проведения аттестации педагогических работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность, утвержденного Приказом Минобрнауки России от 07.04.2014 N 276.
Что касается работодателей - коммерческих организаций, то обязанности ведения личных дел у них нет. Вести личные дела работников такие работодатели могут по собственной инициативе.
Однако, если в организации ведутся личные дела работников, это позволяет поддерживать порядок в кадровой документации.
Полагаем, что ведение личных дел в организации в силу законодательства не является обязательным (за исключением ведения личных дел отдельных категорий работников), но, если в организации личные дела ведутся, это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент.
Если в организации принято решение о ведении личных дел, то порядок их ведения, состав личного дела должны быть установлены в локальном нормативном акте организации.
В связи с тем что трудовое законодательство не регламентирует порядок ведения и состав личных дел работников, на практике, как правило, перечень документов в личном деле работника таков:
- анкета, заполняемая при приеме на работу;
- трудовой договор;
- должностная инструкция;
- копии приказов по работнику;
- личные карточки по форме Т-2.
Очень часто в личное дело работника подшивают копии документов, представляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т.д. Все эти документы содержат персональные данные человека.
В Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г., утвержденном Рострудом, разъясняется, что работодатель вправе хранить копии документов работника при условии получения согласия работника на обработку персональных данных (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных").
Вместе с тем следует учитывать, что должна быть конкретная цель хранения копий документов (ст. 86 Трудового кодекса РФ).
В личное дело не должны включаться документы, не связанные с работой, - копии паспорта, документов об образовании, ИНН, СНИЛС, военного билета, о составе семьи и другие.
Эти документы гражданин предъявляет при приеме на работу, но не передает копии на хранение. Данные из этих документов вносятся в личную карточку по форме Т-2 и возвращаются работнику.
Данный вывод подтверждается и судебной практикой.
В Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013 указано, что хранение копий паспорта, страниц военного билета, свидетельства о заключении брака, свидетельства о рождении ребенка на рабочем месте превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, действующим законодательством не предусмотрено, нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника, противоречит федеральному законодательству.
Обращаем Ваше внимание, что хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, может повлечь административную ответственность по ч. 1 - 2.1 ст. 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Л.Б. Чернышева
ООО "ИК Ю-Софт"
13.04.2021
