Вопрос: Что делать работодателю, если работник подал заявление об увольнении по собственному желанию в связи с выходом на пенсию (без отработки) и в нем же просит о ведении трудовой книжки в электронном виде? Как оформить трудовую книжку и книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них?
Ответ: В случае когда работник в заявлении об увольнении по собственному желанию в связи с выходом на пенсию просит о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель должен принять данное заявление. На основании данного заявления необходимо в трудовую книжку работника внести запись о подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. В день увольнения работника внести запись об увольнении по собственному желанию, основание - приказ работодателя.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, по нашему мнению, работодателю достаточно проставить дату выдачи на руки трудовой книжки при увольнении работника и получить подпись работника в получении им трудовой книжки.
Обоснование: Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении. По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении (ч. 1, 2 ст. 80 ТК РФ).
Если заявление работника об увольнении по его инициативе (по собственному желанию) обусловлено невозможностью продолжения им работы (в данном случае - выход на пенсию), работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника (ч. 3 ст. 80 ТК РФ).
Следует отметить, что трудовое законодательство содержит прямое требование к письменной форме заявления об увольнении, которое должно содержать решение работника прекратить свою трудовую деятельность у данного работодателя. Иных требований к заявлению об увольнении закон не предъявляет.
Статья 84.1 ТК РФ прямо устанавливает обязанность работодателя выдать трудовую книжку работнику в день прекращения трудового договора. Данная норма также закреплена в п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила). Трудовая книжка выдается работнику с внесенной записью о прекращении трудового договора.
Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника (п. 41 Правил).
Трудовая книжка (на бумажном носителе) установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).
С 1 января 2020 г. осуществляется переход на электронный формат трудовых книжек. С указанной даты введена обязанность работодателей формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и предоставлять ее в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах ПФР.
Каждый работник по 31 декабря 2020 г. включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. При этом следует отметить, что законодательством не установлена форма заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде. Соответственно, заявление может быть составлено в произвольной письменной форме.
В случае если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" (далее - Закон N 439-ФЗ)).
Если работник подал письменное заявление о представлении сведений о трудовой деятельности, работодатель должен выдать ему на руки трудовую книжку. По мнению Минтруда России, срок выдачи аналогичен сроку, установленному ч. 1 ст. 62 ТК РФ, то есть не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ, Письмо от 13.03.2020 N 14-2/В-260). Ранее Минтруд России в Письме от 12.02.2020 N 14-2/В-150 придерживался мнения, что трудовая книжка выдается в день подачи указанного заявления, которое подтверждает факт выдачи документа на руки.
При выдаче трудовой книжки в нее необходимо внести запись о подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Записи в трудовой книжке осуществляются в следующем порядке (разд. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция по заполнению трудовых книжек), Письмо Минтруда России от 12.02.2020 N 14-2/В-150):
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
- в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки;
- в графе 3 может быть произведена запись следующего содержания: "Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ)";
- в графе 4 проставляется дата заявления с указанием числа, месяца, года.
В соответствии с п. 41 Правил трудовая книжка должна быть зарегистрирована в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой. При этом законодательно не установлена обязанность работодателя вносить запись о выдаче трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек в случае получения от работника заявления об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. Указанная запись вносится в случае увольнения работника (п. п. 35, 41 Правил).
Тем не менее, по мнению Минтруда России, в графе 13 "Расписка работника в получении трудовой книжки" книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, делается запись: "Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ)", а также работник расписывается в получении трудовой книжки (Письмо Минтруда России от 12.02.2020 N 14-2/В-150).
Следует учесть, что за работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (ч. 4 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).
Таким образом, анализ приведенных норм позволяет сделать вывод, что в случае, когда работник в заявлении об увольнении по собственному желанию в связи с выходом на пенсию (без отработки) просит о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель должен принять данное заявление. Составление одного заявления об увольнении и о ведении трудовой книжки в электронном виде, по нашему мнению, не противоречит требованиям ст. ст. 66.1, 80 ТК РФ.
Соответственно, до выдачи трудовой книжки на руки увольняющемуся работнику работодателю необходимо внести в нее запись о подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Поскольку законодательно не установлено иное, данная запись должна оформляться по аналогии с рекомендациями, данными в Письме Минтруда России от 12.02.2020 N 14-2/В-150. В разделе "Сведения о работе" может быть внесена следующая запись: "Подано письменное заявление о представлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации". В графе "Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись" делается следующая запись: "Заявление работника от ___.___.2020".
О необходимости заверять данную запись подписью работодателя и самого работника в Законе N 439-ФЗ ничего не сказано. Однако в Письме Минтруда России от 16.03.2020 N 14-2/В-267 указано, что данная запись должна быть заверена надлежащим образом - подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (при наличии).
После внесения записи о подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности делается уже следующая запись - об увольнении, с указанием в графе 4 даты и номера приказа.
Запись об увольнении по собственному желанию вносится в трудовую книжку в день увольнения работника. Необходимо правильно указать формулировку основания увольнения, предусмотренную п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Дополнительно указывается причина увольнения работника, если с ней связано предоставление ему льгот и преимуществ (п. 5.6 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Например: "Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 часть 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".
Согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Полагаем, что в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них работодателю достаточно в графе 12 проставить дату выдачи на руки трудовой книжки при увольнении работника и получить подпись работника в получении им трудовой книжки в графе 13 "Расписка работника в получении трудовой книжки".
При этом считаем, что также не будет нарушением, если в графе 13 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей дополнительно сделать следующую запись: "Трудовая книжка выдана на руки на основании письменного заявления работника о представлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ".
Отметим, что информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД), представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ (п. 1.4 Порядка заполнения формы "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)", утвержденного Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п).
В.И. Неклюдов
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
16.10.2020
