Вопрос: Вправе ли работодатель представлять форму СЗВ-М контрагенту по его запросу с целью проверки наличия трудовых ресурсов?
Ответ: Работодатель не имеет права представлять форму СЗВ-М контрагенту по его запросу с целью проверки наличия трудовых ресурсов без письменного согласия работника, так как указанные сведения относятся к персональным данным. Поэтому, чтобы поделиться такой информацией с контрагентом, нужно сначала взять от каждого работника письменное согласие.
Обоснование: В соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) персональными данными является любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Исходя из приведенного определения всякая информация, позволяющая идентифицировать конкретного человека, является его персональными данными и на нее распространяется режим конфиденциальности, установленный ст. 7 Закона N 152-ФЗ.
Под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (п. 3 ст. 3 Закона N 152-ФЗ).
Оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных (ч. 1 ст. 19 Закона N 152-ФЗ).
По общему правилу обработка персональных данных может осуществляться оператором только с согласия субъектов персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ). Аналогичное положение содержится и в ст. 88 Трудового кодекса РФ, в силу которого работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия, кроме случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.
Исчерпывающий перечень исключений, когда персональные данные могут обрабатываться без согласия субъекта, приведен в п. п. 2 - 11 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ.
С 1 апреля 2016 г. для страхователей была введена обязанность ежемесячно сообщать в Пенсионный фонд РФ сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М. Форма СЗВ-М содержит такие сведения, как страховой номер индивидуального лицевого счета, фамилию, имя и отчество, ИНН работников (п. п. 1, 2 Постановления Правления ПФР от 01.02.2016 N 83п, п. п. 2.2, 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", п. 4 формы СЗВ-М, Информация ПФР "О введении новой формы отчетности в ПФР по персонифицированному учету"). Данные сведения относятся к сведениям персонифицированного учета.
В силу п. 8 ст. 6 Федерального закона N 27-ФЗ сведения, содержащиеся в форме СЗВ-М, относятся к информации, в отношении которой установлено требование об обеспечении ее конфиденциальности.
Следует отметить, что после введения в Налоговый кодекс РФ ст. 54.1, закрепившей способы и последствия выявления факта получения необоснованной налоговой выгоды, налоговые органы, руководствуясь положениями указанной нормы, проверяют реальность выполнения сделки контрагентом. В связи с чем налогоплательщики перед сделкой должны проявить должную осмотрительность, убедившись, что контрагент располагает необходимыми возможностями и ресурсами для выполнения принятых на себя обязательств по сделке.
Отметим, что и ранее контролирующие органы разъясняли, что налогоплательщику при выборе контрагентов следует учитывать совокупность признаков, указанных в п. 12 Общедоступных критериев самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков, используемых налоговыми органами в процессе отбора объектов для проведения выездных налоговых проверок, утвержденных Приказом ФНС России от 30.05.2007 N ММ-3-06/333@ (далее - Критерии) (Письма Минфина России от 16.10.2015 N 03-02-07/1/59422, ФНС России от 16.03.2015 N ЕД-4-2/4124). С учетом формулировок, приведенных в п. 12 указанных Критериев, можно сделать вывод, что при выборе контрагента нужно проверить наличие у него материальных и трудовых ресурсов, необходимых для выполнения им условий договора.
Поэтому нередко потенциальный контрагент просит работодателя представить копию формы СЗВ-М. Данный документ нужен в рамках проверки контрагента, чтобы убедиться, располагает ли будущий партнер необходимыми трудовыми ресурсами для выполнения принятых на себя обязательств по сделке.
Однако, учитывая, что в форме СЗВ-М содержатся персональные данные работников, передавать данную форму третьей стороне без письменного согласия лиц, указанных в ней, работодатель не вправе, за исключением случаев, определенных ТК РФ и иными федеральными законами (п. 4 формы СЗВ-М, п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ).
Соответственно, если работодатель представит контрагенту форму СЗВ-М без письменного согласия работников, то в данном случае будет нарушение Закона N 152-ФЗ.
В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать требования, установленные гл. 14 ТК РФ, Законом N 152-ФЗ, а также положениями ст. ст. 23 - 24 Конституции РФ. Следовательно, работодателю необходимо запрашивать согласие у работников при представлении данной формы контрагенту.
Если деятельность работодателя подразумевает под собой постоянное сотрудничество с контрагентами, то рекомендуем работодателю установить порядок обработки, хранения и использования такой информации в соответствующем документе, регулирующем обработку персональных данных (например, в положении о персональных данных), в частности указать цели сбора и использования информации в соответствии с п. 1 ст. 86 ТК РФ (в данном случае - необходимость заключения соответствующих контрактов); передачу данных работника третьим лицам и цели передачи; меры защиты получаемой информации; сведения о лицах, собирающих и контролирующих такую информацию.
Если вносимые в локальный нормативный акт изменения затрагивают условия трудовых договоров, то должен быть соблюден порядок, предусмотренный ст. 74 либо ст. 72 ТК РФ. О предстоящих изменениях условий трудового договора по инициативе работодателя, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца (ч. 1, 2 ст. 74 ТК РФ). Изменения в трудовые договоры вносятся путем заключения с работниками дополнительных соглашений.
Обработка персональных данных без согласия в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных в случаях, когда такое согласие должно быть получено в соответствии с законодательством РФ в области персональных данных, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо обработка персональных данных с нарушением установленных законодательством Российской Федерации в области персональных данных требований к составу сведений, включаемых в согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, влечет наложение административного штрафа (ч. 2 ст. 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях):
- на граждан - в размере от 3 000 до 5 000 руб.;
- на должностных лиц - от 10 000 до 20 000 руб.;
- на юридических лиц - от 15 000 до 75 000 руб.
Причиненный вследствие нарушения прав субъекта персональных данных моральный вред также подлежит возмещению в соответствии с законодательством РФ (ст. ст. 1099 - 1101 Гражданского кодекса РФ, ст. 24 Закона N 152-ФЗ).
Следовательно, работодатель не имеет права представлять форму СЗВ-М контрагенту по его запросу с целью проверки наличия трудовых ресурсов без письменного согласия работника, так как указанные сведения относятся к персональным данным. Поэтому, чтобы поделиться такой информацией с контрагентом, нужно сначала взять от каждого работника письменное согласие.
В.И. Неклюдов
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
16.10.2020
