Вопрос: Трудовая книжка дистанционного работника хранится в организации. Правомерно ли включить в уведомление о выборе формы ведения трудовой книжки пункт о согласии работника на отправку бумажной трудовой книжки по почте в случае выбора электронной формы? Если да, то в какой срок следует отправить трудовую книжку и от чего его отсчитывать: от даты написания или получения заявления о выборе электронной книжки или согласия на отправку?
Ответ: При наличии соответствующих положений в локальных нормативных правовых актах работодателя в отношении дистанционных работников включение в уведомление о выборе формы ведения трудовой книжки пункта о согласии работника на отправку бумажной трудовой книжки по почте в случае выбора электронной формы, по нашему мнению, будет являться правомерным.
По мнению Минтруда России, трудовая книжка может быть выдана в трехдневный срок со дня подачи заявления работником. Полагаем, срок следует отсчитывать от даты получения от работника заявления о выборе представления ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде и согласия на отправку трудовой книжки по почте либо отдельного заявления о согласии на отправку трудовой книжки.
Обоснование: Работнику, подавшему письменное заявление о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" (далее - Закон N 439-ФЗ)).
При этом Законом N 439-ФЗ срок выдачи трудовой книжки не установлен.
По мнению Минтруда России, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления (Письмо Минтруда России от 13.03.2020 N 14-2/В-260).
В целях реализации норм ТК РФ работодатели в течение 2020 г. осуществляют в том числе мероприятия по принятию или изменению локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии), а также выдают уведомление по 31 октября 2020 г. включительно каждому работнику в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или представлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. При этом способы уведомления устанавливаются в локальных нормативных актах с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого представительного органа) (ч. 1 ст. 2 Закона N 439-ФЗ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887).
Особенности регулирования труда дистанционных работников регламентированы гл. 49.1 ТК РФ.
На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных указанной главой.
По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе. При отсутствии указанного соглашения дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 6, 7 ст. 312.2 ТК РФ).
В целях реализации трудовых прав работников и во избежание рисков при рассмотрении индивидуальных трудовых споров, в том числе в судах, рекомендуем внести изменения в локальные нормативные правовые акты работодателя, в том числе в отношении дистанционных работников.
Дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).
В локальном нормативном акте рекомендуем указать, что в уведомлении работодателя о выборе формы ведения трудовой книжки будет пункт о том, что дистанционный работник в заявлении о выборе формы трудовой книжки должен указать, получит он трудовую книжку лично либо даст согласие на ее отправку по почте в случае выбора ее электронной формы. При выдаче трудовой книжки в нее будет внесена запись о подаче работником заявления о представлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
По нашему мнению, такая норма локального нормативного акта будет соответствовать ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ.
Также рекомендуем прописать в локальном нормативном акте порядок действия работодателя в случае, если работник об этом не напишет.
Например, в локальном нормативном акте, полагаем, можно прописать, что, в случае если дистанционный работник направит работодателю только заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде и не напишет в нем о согласии на отправление по почте после получения данного заявления, работодатель имеет право направить работнику отдельное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте заказным письмом с уведомлением.
Также в локальном нормативном акте необходимо указать, что при наличии согласия дистанционного работника работодатель либо выдает трудовую книжку на руки, либо направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.
Что касается срока, полагаем, что срок следует отсчитывать от даты получения заявления дистанционного работника о выборе представления ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде и согласия на отправку трудовой книжки по почте либо получения от работника отдельного заявления о согласии на ее отправку.
В случае отсутствия указанных норм в локальном нормативном акте полагаем действия работодателя неправомерными.
Мнение не является официальным разъяснением или нормативным правовым актом.
Т.В. Маленко
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
29.10.2020
