Вопрос: Можно ли в случае отказа дистанционного работника от ведения бумажной трудовой книжки отправить ее по почте при согласии работника? Если да, то как отразить это в книге учета движения трудовых книжек и какую запись внести в графу 13?
Ответ: При наличии соответствующих положений в ЛНА работодателя в отношении дистанционных работников работодатель может при наличии в заявлении дистанционного работника о форме выбора ведения трудовой книжки согласия на отправление трудовой книжки по почте направить ее по почте заказным письмом с уведомлением, при этом работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.
Порядок заполнения книги учета движения трудовых книжек приведен в обосновании.
Обоснование: Особенности регулирования труда дистанционных работников регламентированы гл. 49.1 Трудового кодекса РФ.
На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных указанной главой (ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ).
По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. При отсутствии указанного соглашения дистанционный работник представляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 6, 7 ст. 312.2 ТК РФ).
В целях реализации норм ТК РФ работодатели в течение 2020 г. осуществляют в том числе мероприятия по принятию или изменению локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) (ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" (далее - Закон N 439-ФЗ)).
Работнику, подавшему письменное заявление о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).
В рассматриваемой ситуации в локальном нормативном акте организации рекомендуется указать, что при наличии согласия дистанционного работника работодатель либо выдает трудовую книжку на руки, либо направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением, и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.
Дистанционный работник в указанном заявлении должен написать о желании получить трудовую книжку лично в офисе работодателя либо дает согласие на отправку бумажной трудовой книжки по почте.
В этой связи полагаем, что при наличии, как указано выше, соответствующих положений в локальном нормативном акте работодатель может при наличии в заявлении дистанционного работника о форме выбора ведения трудовой книжки согласия на отправление трудовой книжки по почте направить ее по почте заказным письмом с уведомлением, при этом работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.
По мнению Минтруда России, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления (Письмо Минтруда России от 13.03.2020 N 14-2/В-260). Соответственно, работодатель обязан направить дистанционному работнику с его согласия трудовую книжку по почте заказным письмом с уведомлением не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления.
При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).
В трудовой книжке записи осуществляются в следующем порядке:
1) в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
2) в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки либо направления ее по почте заказным письмом с уведомлением;
3) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись "Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ)";
4) в графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.
Кроме того, в графе 13 "Расписка работника в получении трудовой книжки" книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, делается запись "Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ), либо направлена с письменного согласия (дата) (фамилия, имя, отчество) по почте заказным письмом с уведомлением", а также дистанционный работник расписывается в получении трудовой книжки лично либо указываются реквизиты письма.
Мнение не является официальным разъяснением или нормативным правовым актом.
Т.В. Маленко
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
05.11.2020
