Вопрос: Как ознакомить с графиком отпусков на 2021 г. работников, которые переведены на удаленную работу, если приехать в офис возможности у них нет?
Ответ: В связи с тем, что ознакомить работников под подпись с графиком отпусков невозможно, по нашему мнению, работодатель может направить работникам электронный образ бумажного графика отпусков удобным для него способом, а работник составит заявление (расписку), что он ознакомлен с графиком отпусков, и вышлет фото (сканированную копию). Затем при первой возможности необходимо ознакомить работника с оригиналом графика отпусков под подпись.
Обоснование: График отпусков на следующий год должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего года, но может быть утвержден и раньше. Если последний день срока утверждения графика отпусков приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (Письмо Минтруда России от 08.12.2017 N 14-2/ООГ-9399).
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
По мнению Роструда, работодатель обязан ознакомить работников с утвержденным графиком отпусков под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ, Письмо Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1).
Ознакомление дистанционных работников с локальными актами имеет свои особенности.
Если у работника, который будет трудиться дистанционно, и у работодателя есть усиленные квалифицированные электронные подписи, то можно ознакомить его с графиком отпусков путем обмена электронными документами с учетом ч. 4, 5 ст. 312.1 ТК РФ.
Если такой подписи нет и работник, работающий удаленно, не может приехать в офис, то, полагаем, можно взять за основу предложенный Минтрудом России порядок в Письме от 27.03.2020 N 14-4/10/П-2741 - обмениваться с работниками электронными образами. Например, работодатель может направить работникам электронный образ бумажного графика отпусков удобным для него способом, а работники могут высылать работодателю фото (сканы) расписок об ознакомлении с локальными нормативными актами, в том числе с графиком отпусков, с последующим их оформлением в установленном порядке.
С.Ю. Макарова
Первый Дом Консалтинга "Что делать Консалт"
04.12.2020
