Вопрос: Нужно ли регистрировать путевые листы в журнале учета движения путевых листов организации, арендующей автомобили у своих работников по договору аренды транспортного средства с экипажем и не осуществляющей перевозки грузов или пассажиров? Можно ли вести два журнала: для собственных и для арендованных автомашин?
Ответ: Организация не обязана ни оформлять путевые листы, ни регистрировать их в журнале учета путевых листов. В случае если организация в добровольном порядке приняла решение оформлять путевые листы и журнал, то порядок его ведения она может разработать самостоятельно, в том числе может оформлять отдельные журналы для собственных и для арендованных автомашин.
Обоснование: Журнал учета движения путевых листов утвержден Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. При этом с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Обязательные реквизиты и порядок)).
То есть обязанность по оформлению журнала регистрации путевых листов корреспондирует с обязанностью оформления путевых листов.
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях (п. 9 Обязательных реквизитов и порядка).
Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта").
Соответственно, если организация имеет (на праве собственности или на праве аренды) легковой автомобиль, но не осуществляет перевозки, то обязанность по оформлению путевых листов у такой организации отсутствует, соответственно, и оформлять журнал регистрации путевых листов организация не обязана.
Если организация в добровольном порядке решила оформлять путевые листы, то данное решение, по нашему мнению, не обязывает ее оформлять журнал. В свою очередь, если организация в добровольном порядке решила оформлять журнал учета путевых листов, то порядок его ведения она принимает самостоятельно, закрепляя в своем локальном нормативном акте, в том числе она может принять решение оформлять отдельные журналы для собственных и для арендованных автомашин.
Г.И. Волынец
Налоговый консультант,
член Палаты налоговых консультантов
ООО "Компания Альянс"
05.11.2020
