Вопрос: В организации издан приказ, что вместо подписки на печатную продукцию работники устанавливают на компьютеры платные приложения периодической литературы по интересующей тематике, стоимость которых в дальнейшем компенсируется. Какими документами необходимо подтвердить произведенные расходы в целях налога на прибыль?
Ответ: В случае производственной необходимости работник может оформить платную подписку для получения доступа к периодической литературе, затраты на которую могут быть компенсированы работодателем. Расходы на платную подписку возможно подтвердить договором, счетом, электронным чеком.
Обоснование: В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль организаций, если оформлены подтверждающие документы и из них четко и определенно видно, какие расходы и на какие цели были произведены (Письмо Минфина России от 10.09.2020 N 03-03-07/79461). Таким образом, в случае служебной необходимости работник может оформить платную подписку на профессиональную литературу. При этом при определении налоговой базы не учитываются расходы на подписку, не относящуюся к подписке на нормативно-техническую и иную используемую в производственных целях литературу (п. 29 ст. 270 НК РФ).
В соответствии с ГОСТ 7.60-2003 "Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные виды. Термины и определения" (введен Постановлением Госстандарта России от 25.11.2003 N 331-ст) под изданием подразумевается документ, предназначенный для распространения содержащейся в нем информации, прошедший редакционно-издательскую обработку, самостоятельно оформленный, имеющий выходные сведения. При этом издание может быть не только в бумажном виде, но и в электронном виде - для его использования необходимы средства вычислительной техники, в том числе персональные компьютеры, планшеты, мобильные телефоны с выходом в сеть Интернет.
В указанной ситуации, когда приложения устанавливают именно работники, а оплата в последующем компенсируется работодателем, могут возникнуть определенные сложности с документальным подтверждением расходов и их размером, поскольку их несет работник. Закрытого и итогового перечня таких документов в этой ситуации быть не может, учитывая неурегулированность вопроса и открытый перечень подтверждающих расходы документов. Можно придерживаться следующих рекомендаций.
В первую очередь, необходимо закрепить круг лиц и перечень профессиональных изданий, которые требуются работникам для исполнения их трудовых функций. Указанное следует сделать в коллективном договоре, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, отдельном приказе, внести изменения в должностные инструкции таких работников. Возможно дополнительно оформить служебную записку на имя директора с обоснованием необходимости принятия такого решения и производственную цель, которую планируется достичь. Также в приведенных документах необходимо письменно урегулировать размер и периодичность компенсации таких расходов работникам.
Затем необходимо подтвердить сам факт несения таких расходов работниками, а именно получить такие документы, как счет от издательства, договор с распространителем, выписку со счета о списании денежных средств и т.д. То есть помимо загрузки приложения с целью его использования, на наш взгляд, необходимо получать комплект документов непосредственно от издательства (в зависимости от ситуации и порядка учета в таком издательстве, потому что пакет документов по взаимоотношениям с клиентами готовит именно оно) с подтверждением оплаты полученной услуги. В отсутствие таких документов в компенсации расходов работодателем и подтверждении их в целях налогообложения прибыли может быть отказано.
При этом компенсацию указанных расходов относят к расходам на оплату труда, а именно как произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором (п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ).
Е.С. Григоренко
Советник государственной
гражданской службы РФ
2 класса
06.11.2020
