Вопрос: Необходимо ли зачислять на расчетный счет остаток неизрасходованных подотчетных средств, внесенных в кассу организации?
Ответ: В случае если подотчетное лицо внесло неизрасходованные средства в кассу организации, данные средства организация не вправе расходовать без внесения их на расчетный счет. За нарушение данного порядка предусмотрена административная ответственность.
Обоснование: Пунктом 1 Указания Банка России от 09.12.2019 N 5348-У "О правилах наличных расчетов" установлена возможность для участников наличных расчетов (к числу которых относятся юридические лица, индивидуальные предприниматели) расходования из кассы наличных денег без предварительного зачисления на банковский счет в пределах установленных лимитов при условии соблюдения определенных требований к целям расходования этих денежных средств, источникам их поступления в кассу и субъектному составу.
Среди целей расходования предусматривается возможность выдачи наличных денег работникам под отчет, в оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг.
Однако расходовать из кассы без внесения на расчетный счет допустимо только следующие поступления в кассу:
- наличные деньги в валюте Российской Федерации за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги;
- наличные деньги в валюте Российской Федерации, полученные в качестве страховых премий; полученные по договору займа (в случае если участником наличных расчетов являются микрофинансовая организация, ломбард, сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив);
- полученные в качестве возврата основной суммы долга, процентов и (или) неустойки (штрафа, пени) по договору займа (в случае, если участником наличных расчетов являются микрофинансовая организация, ломбард, сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив);
- полученные в качестве паевых взносов (в случае, если участником наличных расчетов являются сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив).
Как разъяснил Банк России, по экономическому содержанию неизрасходованные подотчетные средства не относятся к источнику поступления денег в кассу, которые можно расходовать без предварительного зачисления на банковский счет (см. Письмо Банка России от 09.07.2020 N 29-1-1-ОЭ/10561).
При несоблюдении этого порядка организация и руководитель могут быть привлечены к административной ответственности за нарушение порядка работы с денежной наличностью в соответствии со ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Г.И. Волынец
Налоговый консультант,
член Палаты налоговых консультантов
ООО "Компания Альянс"
17.11.2020
