Вопрос: Как поступить работодателю, если работник подал письменное заявление о ведении сведений о трудовой деятельности, но отказывается приехать и получить трудовую книжку на руки?
Может ли работодатель продолжить ее хранение?
Ответ: По нашему мнению, работодатель должен осуществить ее сохранность до востребования работником или иным уполномоченным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об архивном деле.
Обоснование: Вопросы ведения трудовых книжек регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Так, с целью учета трудовых книжек у работодателей, в частности, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил).
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь (п. 41 Правил).
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле (п. 43 Правил).
Согласно ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 и 1.1 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ.
Так, не востребованные работниками документы по учету кадров (трудовые книжки) хранятся у работодателей до востребования в течение 50/75 лет (ст. 449 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
При подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ работодатель выдает работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления (Письмо Минтруда России от 13.03.2020 N 14-2/В-260).
В случае если работником подано заявление о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и работник не явился за трудовой книжкой, по нашему мнению, работодатель должен осуществить ее сохранность до востребования работником или иным уполномоченным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об архивном деле.
Э.А. Акопян
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
26.11.2020
