Вопрос: Как составить приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства в организации?
Ответ: Стандартной формы приказа о назначении ответственного за ведение делопроизводства в организации не существует. Рекомендуется указывать в нем дату и место его составления, номер, Ф.И.О. и должность работника, на которого возлагается ответственность. Приказ подписывается уполномоченным лицом организации, также в нем проставляется отметка об ознакомлении ответственного работника с содержанием указанного приказа.
Обоснование: Обязанность издания приказа о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства законодательно не установлена.
Отметим, что действующее трудовое законодательство также не раскрывает понятия "ведение делопроизводства". На практике в него включают организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Иногда можно встретить и иные ситуации, когда ответственность возлагается за ведение делопроизводства по обращениям граждан, за ведение делопроизводства по исполнению договоров, за работу с научно-технической документацией и ее хранение и т.п.
Работники могут назначаться на основании приказа ответственными за ведение делопроизводства в рамках своей трудовой функции.
Общие правила оформления и хранения приказа
Стандартной формы приказа о назначении ответственного за ведение делопроизводства в организации не существует.
При составлении приказа о назначении ответственного за ведение делопроизводства можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), которым регламентируется оформление организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, в том числе и приказов (состав реквизитов, схемы их расположения, виды бланков и пр.), а также на Методические рекомендации по его применению.
Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства в организации относится, по нашему мнению, к приказам по личному составу и хранится 50/75 лет (ст. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236). Приказы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет (ч. 1 - 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", сноска 3 к данному Перечню, п. 4.8 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Содержание приказа
При составлении данного приказа рекомендуется указать в нем:
• дату и место составления приказа;
• номер приказа;
• наименование приказа "Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства в организации";
• текст приказа. Здесь указывается субъект возлагаемой ответственности (Ф.И.О. и должность работника) и ее предмет - сфера хозяйственной жизни организации, за которую будет отвечать данный работник;
• подписи. Если используется печать, также поставьте ее оттиск;
• отметки об ознакомлении с приказом.
На практике организации чаще всего ограничиваются вышеуказанными реквизитами. Однако вы можете указать дополнительные, которые можно найти в п. 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Пример. Образец о назначении ответственного за ведение делопроизводства в организации
Общество с ограниченной ответственностью "Созвездие"
(ООО "Созвездие")
Приказ N 177
г. Москва13 ноября 2020 г.
О назначении ответственного за ведение делопроизводства
В целях оперативного и качественного ведения делопроизводства в организации
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить ответственным за ведение делопроизводства в организации (далее - ответственный) секретаря Е.Ю. Кузнецову.
2. В отсутствие Е.Ю. Кузнецовой ее полномочия в соответствии с настоящим приказом временно возлагать на главного специалиста отдела кадров О.С. Виноградову.
3. Ответственный несет персональную ответственность за ведение и учет документооборота в соответствии с действующим законодательством.
4. Ответственный за делопроизводство организует работу с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.
5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор________ /С.Д. Михайлов/
(подпись)
С приказом ознакомлены:13 ноября 2020 г.________ /Е.Ю. Кузнецова/
(подпись)
13 ноября 2020 г.________ /О.С. Виноградова/
(подпись)
Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО "Управляющая компания "КВС"
27.11.2020
