Вопрос: Каков порядок ознакомления дистанционных работников с электронными кадровыми документами? Что считать датой ознакомления работника с электронным документом? Должен ли работник дать обратную связь или дата отправки документа является датой ознакомления?
Ответ: Конкретный порядок ознакомления работников с электронными документами, в котором указывается в том числе условие фиксации факта ознакомления работника с электронными документами (например, получение обратной связи от работника), устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Также может использоваться квалифицированная электронная подпись, оформленная за счет работодателя.
Обоснование: Согласно ст. ст. 312.2 и 312.3 Трудового кодекса РФ (в ред. Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях") предусмотрено, что ознакомление лица, поступающего на дистанционную работу, с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ, может осуществляться путем обмена электронными документами.
При заключении с дистанционными работниками в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров о получении образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) и их расторжении путем обмена электронными документами используются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи.
В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору и позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде.
Таким образом, дистанционного работника работодатель вправе знакомить с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его работой, путем электронного документооборота через электронную почту или иные каналы связи, предусмотренные у работодателя.
Конкретный порядок ознакомления работников с электронными документами, в котором указывается в том числе условие ознакомления работника с электронными документами (например, получение обратной связи от работника), устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Что касается вопроса о применении простой неквалифицированной электронной подписи работника, отмечаем, что на сегодняшний день существует недостаточность подготовки нормативной базы для перехода на электронный кадровый документооборот, в связи с тем что не решены вопросы, связанные с требованиями к электронной подписи, созданием системы электронного хранения, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах, защитой информации, содержащейся в электронных документах, и другие.
Согласно положениям ст. ст. 5 и 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" видами электронных подписей являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись, среди которой различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - квалифицированная электронная подпись).
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Учитывая изложенное, полагаем, что в целях обеспечения юридической значимости соответствующих документов целесообразно обеспечить использование работниками усиленной квалифицированной электронной подписи.
Электронная подпись работников оформляется за счет средств работодателя. Взыскивать расходы на ее приобретение с работника нельзя.
Г.Г. Садуева
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
19.02.2021
