Вопрос: Возможно ли ведение графика отпусков в электронном виде? Если да, то необходимы ли в данном случае подпись ответственного работника и ознакомление с ним работников?
Ответ: Нормы действующего трудового законодательства не содержат запрета на составление графика отпусков в электронном виде. При этом такой документ должен быть заверен электронной подписью.
Издание графика отпусков в электронном виде не освобождает работодателя от обязанности ознакомить всех работников с графиком под подпись.
Обоснование: Отпуска предоставляются в соответствии с графиком отпусков, ежегодно утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 1, 2 ст. 123 Трудового кодекса РФ). График отпусков может быть составлен по унифицированной форме Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Работодатель вправе разработать собственную форму графика (см., например, Письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).
Согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа с электронной подписью с учетом положений ч. 6 ст. 9 указанного Закона.
При этом электронный документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, если иное не установлено федеральными законами (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").
При этом следует учитывать, что работодатель обязан ознакомить работников под подпись с графиком отпусков. Этой же позиции придерживается Роструд (ч. 2 ст. 22 ТК РФ, Письмо Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1). Однако способ ознакомления ТК РФ не установлен.
Таким образом, нормы действующего трудового законодательства не содержат запрета на составление графика отпусков в электронном виде. При этом издание графика отпусков в электронном виде не освобождает работодателя от обязанности ознакомить работников с ним под подпись, например, в специальном листе ознакомления.
И.А. Мягкова
ЗАО "Сплайн-Центр"
19.03.2021
