Вопрос: Продолжать ли работодателю с 01.09.2021 ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, утвержденных Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, или следует разработать собственные формы и перенести в них информацию из утративших силу форм? Вправе ли работодатель не вносить в книгу учета движения трудовых книжек графы из ранее действующей формы, в т.ч. Ф.И.О. владельца трудовой книжки и др.?
Ответ: Работодатель вправе по своему усмотрению продолжать ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них до их окончания либо разработать собственные формы и перенести в них информацию из утративших силу форм.
Работодателю при разработке собственной формы книги учета движения трудовых книжек следует вносить в том числе данные о Ф.И.О. владельца трудовой книжки и о самих трудовых книжках с указанием их серии и номера.
Обоснование: С 1 сентября 2021 г. ведение и хранение трудовых книжек производится в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек" (далее - Приказ N 320н, Порядок ведения и хранения трудовых книжек).
Приказом N 320н Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" признано утратившим силу. С этой же даты утратили силу обязательные формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Приложения N N 2 и 3 к Постановлению Минтруда России N 69).
За работодателем остается обязанность организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учет трудовых книжек и вкладышей в них (п. 39 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Работодатель теперь сам осуществляет разработку форм книг и журналов:
по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, в которой фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка;
по учету движения трудовых книжек и вкладышей, в которой указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии) (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Порядок ведения и хранения трудовых книжек не устанавливает требование о прекращении ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее по формам, утвержденным Постановлением Минтруда России N 69.
Представляется, что работодатель вправе сам определить, продолжать ли ведение имеющейся книги учета движения трудовых книжек и по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее до их окончания или начать ведение новых книг (журналов). При этом считаем, что переносить данные в новые книги до окончания старых книг нецелесообразно, так как это потребует перенесения всех данных из старых книг. При этом в случае окончания старых книг работодатель оформит новые книги и начнет их ведение с внесения новых записей.
Работодателю при самостоятельной разработке формы книги (журнала) следует предусмотреть графу для отражения сведений о фамилии, имени и отчестве работника с целью идентификации работника как владельца данной трудовой книжки. Указанное следует, в частности, из абз. 2 п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, которым предусмотрено, что в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера. Таким образом, данные работника, в частности фамилию, имя, отчество (возможно, и другие, какие посчитает необходимым указать работодатель), а также вышеуказанные данные о самих трудовых книжках следует в том числе предусмотреть в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Д.Н. Конькова
Государственный советник
Российской Федерации
2 класса
12.10.2021
