Вопрос: Каков порядок оформления прекращения ведения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учету движения трудовых книжек? Как документально оформить самостоятельную разработку и ведение новых форм данных документов?
Ответ: Работодателю следует принять ЛНА и утвердить в нем порядок оформления прекращения ведения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учету движения трудовых книжек.
Ведение новых форм книг (журналов) по учету бланков трудовых книжек и вкладыша в них и по учету движения трудовых книжек следует утвердить приказом работодателя.
Обоснование: Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ).
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (ч. 2 ст. 66 ТК РФ).
Также с 01.09.2021 в связи со вступлением в силу Приказа Минтруда России от 19.05.2021 N 320н утратили силу обязательные формы по учету бланков трудовых книжек и вкладышей (Приложения N N 2, 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69).
Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н)).
В этой связи работодателю следует утвердить порядок прекращения ведения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них по ранее установленной Постановлением Минтруда России N 69 форме.
По нашему мнению, продолжение ведения книги учета движения трудовых книжек и приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России N 69, допустимо до ее окончания, а положение п. 40 Порядка N 320н о самостоятельной разработке формы работодателем касается тех случаев, когда возникает необходимость начать ведение новой книги (журнала) по учету движения трудовых книжек. Данный порядок также может быть отражен в соответствующем ЛНА.
Кроме того, работодателю целесообразно не сдавать указанные книги на архивное хранение, а оставить у кадрового работника, например, для продолжения внесения записей о выдаче трудовых книжек уволившимся работникам до прекращения такой необходимости, после чего передать их на архивное хранение. А в разработанную в соответствии с Порядком N 320н книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек вносить сведения о вновь принятых работниках.
В связи с тем, что работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 42 Порядка N 320н), следует издать приказ об утверждении формы книги (журнала) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек. Такой приказ работодатель издавать не обязан, но он может понадобиться, например, для определения даты введения в действие форм таких журналов (книг), лиц, ответственных за их оформление.
Следует иметь в виду, что нарушения правил ведения книги (журнала) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек влекут привлечение к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
И.А. Васильев
Советник государственной
гражданской службы РФ
1 класса
Государственная инспекция труда
в Челябинской обл.
15.12.2021
