Вопрос: Работодатель завел вкладыш в трудовую книжку работнику, а потом по ошибке оформил его еще раз.
Как исправить такую ошибку?
Ответ: Если работодатель завел вкладыш в трудовую книжку работнику, а потом по ошибке оформил его еще раз, то второй вкладыш подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта о списании бланков строгой отчетности.
Обоснование: Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок).
Работодателями ведется учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а также трудовых книжек и вкладышей в них (п. 39 Порядка).
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 41 Порядка).
На работодателя возложена обязанность организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, в связи с этим он назначает ответственное уполномоченное лицо (п. 42 Порядка).
Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учету движения трудовых книжек (п. 40 Порядка). В книге (журнале) указываются в том числе серии и номера новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них, выдаваемые работникам. Книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
По окончании каждого месяца в бухгалтерию представляется отчет о наличии таких бланков и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее уничтожаются с составлением соответствующего акта (п. 41 Порядка).
Акт о списании бланков строгой отчетности (код 0504816) содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299, который охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
Если работодатель завел вкладыш в трудовую книжку работнику, а потом по ошибке оформил его еще раз, то второй вкладыш подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта о списании бланков строгой отчетности.
Органы государственной власти (государственные органы), органы местного самоуправления, органы управления государственными внебюджетными фондами, государственные (муниципальные) учреждения акт о списании бланков строгой отчетности издают по форме, утвержденной Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н.
Согласно Постановлению Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах" заинтересованным федеральным органам исполнительной власти предоставлено право по согласованию с Госкомстатом России на базе унифицированных форм первичной учетной документации разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов в организациях, находящихся в сфере их деятельности.
Так, п. 8.7 Инструкции по кадровому делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, утвержденной Распоряжением ЦИК России от 23.08.2011 N 221-р (далее - Инструкция), предусматривается, что по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, представляет в отдел бюджетного учета и отчетности планово-финансового управления отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в них (Приложение N 29 к Инструкции). Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей в них подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (Приложение N 30 к Инструкции).
Коммерческие организации, у которых каким-либо нормативным актом не определена форма вышеуказанного акта, могут его составить произвольно на основе имеющихся форм с учетом положений ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Для списания испорченных при заполнении трудовых книжек и вкладышей в них создается комиссия ("Разъяснительная работа" Доклад Роструда).
Согласно п. 45 Порядка в случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
Мнение не является разъяснением или нормативным правовым актом.
Т.В. Маленко
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
25.11.2021
