Какими документами для целей налога на прибыль подтверждаются командировочные расходы в связи с отменой командировочных удостоверений и служебных заданий?
Специальных документов для подтверждения командировочных расходов для расчета налога на прибыль не установлено. Для подтверждения пребывания работника и произведенных расходов в месте командирования, в частности, служат авансовый отчет, проездные документы, табель учета рабочего времени и др.
Оформлять командировочное удостоверение в настоящее время не обязательно.
Командировочное удостоверение по форме Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, может продолжать оформляться при условии, что принимающая сторона будет его заполнять.
Обоснованность расходов не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности, полученного результата (Определение Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 N 320-О-П, Письмо Минфина России от 01.06.2021 N 03-03-07/42417). С учетом названной позиции любой расход предполагается экономически оправданным, вне зависимости от достигнутого результата.
Налоговый орган в ходе налоговых проверок в отношении командировочных расходов будет устанавливать связь расходов с деятельностью организации, направленной на извлечение дохода.
Направление работника в командировку оформляется решением работодателя (приказом, распоряжением руководителя) о направлении работника в командировку. Цель командировки, отраженная в приказе, должна подтверждать направленность деятельности организации на извлечение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Авансовый отчет выступает первичным документом, на основании которого принимается к учету хозяйственная операция в виде командировочных расходов: начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных расходов или списание подотчетной суммы с работника (Письмо Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169).
Датой признания расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Для утверждения авансового отчета, в свою очередь, необходимы первичные документы о расходах, которые были понесены работником во время командировки (на наем жилого помещения, на проезд и пр.): счета, квитанции, кассовые чеки, путевые листы. НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов. Таким образом, затраты на командировки для целей налогообложения прибыли организаций могут быть обоснованы любыми документами, подтверждающими факт произведенных расходов и оформленными в соответствии с требованиями действующего законодательства (Письмо Минфина России от 02.12.2019 N 03-03-06/1/93518).
Представление чеков, квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется (Письмо Минфина России от 11.12.2015 N 03-03-06/2/72711).
Для документального подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования, тем самым - расчета суточных, используются оправдательные, прежде всего проездные, документы (билеты).
В случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (Письмо Минфина России от 24.09.2019 N 03-03-07/73284).
Применительно к расходам на оплату билетов на проезд, приобретенных в бездокументарной форме (электронного билета), оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение, являются:
• для авиабилета - сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, справка авиакомпании (Письма Минфина России от 28.02.2020 N 03-03-06/1/14640, от 15.01.2021 N 03-03-06/1/1448);
• для железнодорожного билета - контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.
При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.
При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.
В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (Письма Минфина России от 24.09.2019 N 03-03-07/73187, от 23.09.2019 N 03-03-06/1/72906).
Посадочный талон не является необходимым документом для подтверждения перевозки. Так как конкретный перечень подтверждающих документов для целей налога на прибыль не утвержден, налогоплательщик вправе подтверждать расходы любыми документами, прямо или косвенно свидетельствующими о понесенных затратах. Организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов (Письмо Минфина России от 30.11.2021 N 03-03-06/1/96976).
Факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден, в частности:
• проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
• счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291). Стоит отметить, что нарушение гостиницей норм отраслевого законодательства РФ само по себе не свидетельствует об отсутствии расходов работника (Письмо Минфина России от 26.09.2019 N 03-03-06/1/74132);
• служебной запиской работника, путевым листом (при проезде в командировку на личном транспорте). Служебная записка в рассматриваемом случае должна содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" для первичного документа.
Также Минфином России было отмечено, что организация вправе обосновать потребление услуги перевозки любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных билетов (Письмо Минфина России от 28.02.2019 N 03-03-05/12957).
При определении длительности командировки на основании проездных билетов следует учитывать время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта.
Кроме того, продолжает применяться порядок учета работников, направленных в командировки, в табеле учета рабочего времени (форма Т-13, утв. Постановлением Госкомстата России N 1).
Указанный документ также является подтверждением нахождения работника в командировке.
Составления специальных документов для подтверждения экономической обоснованности командировочных расходов налоговым законодательством не предусмотрено. У налогоплательщика в рамках мероприятий налогового контроля могут быть запрошены пояснения, в том числе об обстоятельствах осуществления командировочных расходов. В случае если внутренними документами налогоплательщика предусмотрено составление документов, сопровождающих оформление командировки (служебная записка, на основании которой принимается решение о командировании, отчет о командировке и т.п.), налоговый орган при проведении выездной налоговой проверки вправе истребовать указанные документы для проверки обоснованности произведенных расходов.
Подготовлено на основе материала
С.В. Разгулина,
действительного
государственного советника
Российской Федерации
3 класса
