Когда произвести расчет, оформить приказ и выдать трудовую книжку работнику, если его последний день работы является выходным для бухгалтерии?
Рекомендуется произвести окончательный расчет и выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности в последний день работы работника. Приказ об увольнении следует издать в день увольнения работника либо заранее.
Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность) (ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ).
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (если она ведется) или представить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя (ч. 5 ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
В случае если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ч. 1 ст. 140 ТК РФ).
При этом срок расчета при прекращении трудового договора не может быть изменен по соглашению работника и работодателя (Апелляционное определение Омского областного суда от 30.05.2019 по делу N 33-3120/2019).
То есть единственным основанием невыплаты таких сумм может быть отсутствие работника на рабочем месте в день увольнения.
Если последний день срока трудового договора приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (ч. 4 ст. 14 ТК РФ).
Вопрос применимости ч. 4 ст. 14 ТК РФ к рассматриваемой ситуации в настоящее время является неоднозначным.
Так, в соответствии с разъяснениями Роструда, если трудовой договор прекращается с работником, которому установлен сменный режим рабочего времени, то датой прекращения трудового договора является дата последнего рабочего дня этого работника, в том числе выпадающая на выходной или нерабочий праздничный день (Письмо Роструда от 18.06.2012 N 863-6-1).
Однако, согласно позиции Минтруда России, если последний рабочий день работника, согласно его сменному графику работы, приходится на субботу, а для бухгалтерии и отдела кадров суббота - выходной день, то окончательный расчет и трудовую книжку работник должен получить в понедельник (Письмо Минтруда России от 25.10.2018 N 14-2/ООГ-8496).
Отметим, что ТК РФ не содержит положений о досрочной выдаче трудовой книжки увольняющемуся работнику, то есть до дня прекращения трудового договора, в том числе с его согласия.
Поскольку за задержку выплат работнику при прекращении трудового договора для работодателя предусмотрена административная ответственность по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, а также материальная ответственность по ст. 236 ТК РФ, рекомендуем руководствоваться разъяснениями Роструда, как менее рисковыми.
Соответственно, произвести окончательный расчет и выдать трудовую книжку работнику следует в его последний день работы (то есть в субботу), даже если этот день является нерабочим для бухгалтерии и кадровой службы и работников этих служб придется привлекать к работе в выходной день.
Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ).
Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора следует оформить по унифицированной форме Т-8 либо по форме, утвержденной в организации с учетом ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
При этом приказ об увольнении по общему правилу издается в день увольнения, но может быть издан и до даты увольнения (но дата увольнения остается прежней).
Для осуществления выплат увольняющемуся работнику также составляется записка-расчет (можно воспользоваться унифицированной формой Т-61, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или самостоятельно разработанным документом) за подписью работника кадровой службы и бухгалтера и в нее вносятся реквизиты приказа о прекращении (расторжении) трудового договора.
С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен в общем случае под подпись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под подпись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись (ч. 2 ст. 84.1, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ).
Если ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора осуществляется в форме электронного документа, работодатель обязан в течение трех рабочих дней со дня издания указанного приказа (распоряжения) направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).
Подготовлено на основе материала
Ю.Н. Чистяковой
ООО "ИК Ю-Софт"
