Есть ли установленные требования к нумерации авансовых отчетов?
Законодательством не установлено требований к нумерации авансовых отчетов.
Рекомендуем утвердить в учетной политике или в отдельной инструкции по составлению авансового отчета хронологический порядок нумерации с начала календарного года и сквозную нумерацию в течение всего года.
Авансовый отчет - это первичный учетный документ, который подтверждает израсходованные суммы денежных средств подотчетными лицами. Он оформляется при совершении административно-хозяйственных расходов, приобретении товаров (работ, услуг), при поездках в служебную командировку. Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 8 ст. 3, ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
Авансовый отчет как первичный учетный документ относится к документам бухгалтерского учета и должен соответствовать требованиям Закона N 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021, утвержденному Приказом Минфина России от 16.04.2021 N 62н. Организация вправе включать в такой документ реквизиты, являющиеся дополнительными к обязательным реквизитам, установленным ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (в частности, номер авансового отчета) (пп. "а" п. 2, п. п. 4, 12 ФСБУ 27/2021).
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У; Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации АО-1 "Авансовый отчет").
Таким образом, законодательством РФ не установлены порядок нумерации авансовых отчетов и требования к ней.
Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить такой порядок в локальном нормативном акте, им может быть как отдельный документ, например инструкция по составлению авансового отчета, так и учетная политика или инструкция по документообороту/делопроизводству в организации (ч. 2 ст. 8, ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ, п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н). По общему правилу устанавливают хронологический порядок нумерации с начала каждого календарного года и сквозную нумерацию в течение всего года. В течение календарного года номера авансовых отчетов дублироваться не должны.
Однако ответственности за нехронологическую нумерацию авансовых отчетов не установлено, так же как и за пропуск номеров.
Также отметим, что нумерация бывает цифровой, буквенной или комбинированной и может зависеть от разных факторов, например от оборота документов, от количества работников.
Подготовлено на основе материала
Ю.С. Барыкиной
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
