Как оформить журнал регистрации приказов по основной деятельности организации?
Порядок оформления журнала регистрации приказов по основной деятельности организации разрабатывают и утверждают самостоятельно. Журнал можно вести на бумажном носителе или в электронном формате.
Организация работы с документами, в том числе с приказами по основной деятельности организации, должна обеспечивать своевременный эффективный поиск и доступ к документам, необходимым для осуществления деловой деятельности и составления отчетности, для чего необходима система регистрации документов, которую удобно производить в журнале.
Российский терминологический ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) определяет регистрацию документа как присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (пп. 84 п. 3.2.2 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013). При этом под регистрационно-учетной формой понимается документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля (пп. 86 п. 3.2.2 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Таким образом, регистрацию приказов по основной деятельности организации можно определить как процедуру внесения соответствующих записей в журнал с присвоением номера и записью основных данных о документе.
Порядок оформления журнала регистрации приказов по основной деятельности организации не регламентирован. Как и не установлена типовая форма названного документа, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно. Журнал можно вести на бумажном носителе или в электронном формате. При ведении журнала в бумажном виде необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью организации (при наличии).
Стандартно такой журнал ведется в форме таблицы, содержащей следующие графы:
• порядковый номер записи;
• дата издания приказа;
• порядковый номер приказа;
• наименование заголовка приказа или его краткое содержание;
• Ф.И.О. и должность подписанта;
• ответственный за выполнение приказа работник (указывается его должность и Ф.И.О.);
• срок исполнения;
• отметка об исполнении;
• комментарии и примечания.
Такая структура таблицы является примерной. Каждая организация по собственному усмотрению определяет перечень сведений, которые необходимо зафиксировать в журнале регистрации, и при необходимости может как добавить, так и убрать дополнительные графы.
При оформлении титульного листа журнала регистрации приказов по основной деятельности указываются: организационно-правовая форма и название организации; наименование вида регистрируемых распорядительных документов (в данном случае - приказов по основной деятельности); дата начала и окончания ведения журнала; должность и Ф.И.О. работника, ответственного за ведение журнала регистрации.
Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации.
Журналы по регистрации приказов по основной деятельности должны храниться постоянно (ст. 182 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236). Срок хранения журналов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет (Сноска 1 к данному Перечню, п. 4.4 Инструкции по применению Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО "Управляющая компания "КВС"
