Как составить служебную записку о возложении обязанностей на другого работника?
Целью составления служебной записки о возложении обязанностей на другого работника является уведомление руководящих должностных лиц о внесении предложения о возложении обязанностей одного работника на другого. Как правило, написание такой служебной записки осуществляется руководителем структурного подразделения работника. Пример оформления служебной записки представлен в обосновании.
Возложение обязанностей на другого работника может иметь место тогда, когда отсутствующий работник не выполняет трудовую функцию, предусмотренную трудовым договором, но за ним сохраняется его место работы (например, на время командировки, отпуска, болезни), а замещающий его работник выполняет работу временно отсутствующего работника. Обязанности отсутствующего работника работодатель может как возложить на одного работника, так и распределить между несколькими работниками.
ТК РФ предлагает не один вариант исполнения обязанностей временно отсутствующего работника (ст. ст. 60.1, 60.2, 72, 72.1, 72.2, 282 ТК РФ):
• совмещение;
• временный перевод;
• перемещение;
• совместительство;
• срочный трудовой договор.
Назначение служебной записки
На практике стандартная схема действий при возложении обязанностей на другого работника выглядит следующим образом: первым делом оформляется служебная записка о возложении обязанностей отсутствующего работника на другого работника (например, его коллегу). Составленная в произвольной форме записка подписывается руководителем подразделения и передается на рассмотрение руководителю организации.
Отметим, что составление служебной записки при оформлении возложения обязанностей на другого работника определяется сложившейся в организации практикой документооборота, но абсолютно не требуется с точки зрения закона.
Однако с практической точки зрения служебная записка позволяет обмениваться служебной информацией между работниками и работодателем одной организации и решать текущие производственные вопросы. Служебная записка являет собой документ, который по своей форме относится к внутреннему документообороту организации и не носит официального характера.
Целью составления служебной записки являются уведомление руководящих должностных лиц о внесении конкретного предложения о замещении отсутствующего работника и согласование конкретных лиц и действий. На начальном этапе замещения в записке о возложении обязанностей одного лица на другое лицо указываются основание (причина) замещения, возложения обязанностей на другого работника, данные о том, кто будет замещать (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, название отдела или подразделения), а также дата, с которой предлагается возложить обязанности на работника, и ее окончание. В записке следует упомянуть о доплате.
Как правило, написание такой служебной записки осуществляется непосредственно руководителем структурного подразделения.
Поскольку такое возложение обязанностей допускается по желанию работника, которому предстоит справляться с дополнительной работой, необходимо заручиться его письменным согласием, в частности, на совмещение (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ) либо в виде соответствующего заявления или выражения согласия непосредственно в служебной записке или уведомлении (предложении) о совмещении должностей (в зависимости от конкретной ситуации).
Оформление служебной записки
Служебная записка о переводе работника на другую должность составляется в произвольном виде на имя генерального директора. Такой вид записок не упоминается в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299. Но, несмотря на отсутствие законодательных требований к написанию документа, по отношению к нему должна соблюдаться общепринятая к документам такого типа практика.
Общие требования по оформлению делового (служебного) письма содержатся в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст), а также в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, разработанных ВНИИДАД.
Стандартом определяются состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях. Отдельный раздел ГОСТ Р 7.0.97-2016 посвящен бланкам документов (разд. 6).
При этом имеются нюансы в оформлении реквизитов деловых (служебных) писем:
• место составления (издания) документа не указывается (п. 5.13 ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 4.13 Методических рекомендаций);
• реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.
Перед фамилией допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат - мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат - женщина. Если общее количество адресатов - более четырех, необходимо составить список рассылки (п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 4.15 Методических рекомендаций);
• в служебных записках возможно проставление даты ниже реквизита "подпись" (п. 4.10 Методических рекомендаций).
Пример. Образец служебной записки о возложении обязанностей на другого работника
Генеральному директору
ООО "Панацея"
Иванову И.О.
Служебная записка
Прошу на период ежегодного оплачиваемого отпуска главного юриста Петровой С.В. с 06.12.2021 по 17.12.2021 возложить в порядке совмещения исполнение должностных обязанностей главного юриста на ведущего юриста Сидорова И.И. без освобождения от своей основной работы с доплатой 50% от оклада отсутствующего работника на период замещения.
Руководитель юридического отдела Романова /А.А. Романова
01.12.2021
Согласовано:
Генеральный директор Иванов /И.О. Иванов
Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО "Управляющая компания "КВС"
