Как отражается в бухгалтерском учете списание расходов на почетные грамоты работникам?
Стоимость бланков почетных грамот включается в состав прочих расходов в периоде их приобретения.
Поощрение работников за добросовестный эффективный труд является правом работодателя (абз. 4 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
Работодатель может поощрить работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности, в частности, награждением почетной грамотой (ч. 1 ст. 191 ТК РФ).
Поощрение работника почетной грамотой оформляется приказом (распоряжением) о поощрении работника (работников) (формы Т-11, Т-11а или самостоятельно разработанная форма), подготавливаемым на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Форма представления устанавливается работодателем (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Для целей бухгалтерского учета запасами считаются активы, потребляемые или продаваемые в рамках обычного операционного цикла организации либо используемые в течение периода не более 12 месяцев (п. 3 ФСБУ 5/2019 "Запасы", утв. Приказом Минфина России от 15.11.2019 N 180н).
Однако при приобретении бланков почетных грамот у сторонних организаций следует учитывать, что имущество, не способное приносить экономические выгоды в будущем, не может быть признано активом организации (п. п. 7.2, 8.3 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России, одобренной Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине России, Президентским советом ИПБ РФ 29.12.1997). Стоимость бланков почетных грамот, не признаваемых активом, признается в качестве расхода отчетного периода и отражается в отчете о финансовых результатах (п. 8.6.3 данной Концепции, п. п. 16, 18, 19 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (далее - ПБУ 10/99)).
Несмотря на то что бланки почетных грамот приобретены для поощрения работников за добросовестный труд, сами бланки не связаны с изготовлением и продажей продукции (выполнением работ, оказанием услуг), приобретением и продажей товаров (п. 5 ПБУ 10/99).
Признание стоимости бланков почетных грамот в качестве расхода в периоде их приобретения отвечает требованию осмотрительности, которое заключается в большей готовности к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (п. 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н).
Таким образом, стоимость бланков почетных грамот сразу включается в состав прочих расходов при соблюдении условий, установленных п. 16 ПБУ 10/99, в периоде их приобретения (п. п. 4, 11, 18 ПБУ 10/99).
При этом сумма предварительной оплаты бланков почетных грамот, перечисленной их поставщику, в состав расходов не включается и учитывается в качестве дебиторской задолженности (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99). Сумма предварительной оплаты учитывается в аналитическом учете по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" обособленно, на отдельном субсчете 60 "Выданные авансы" (Инструкция, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее - Инструкция N 94н)).
Безвозмездная передача почетных грамот работникам облагается НДС. Со стоимости бланков почетных грамот нужно начислить НДС в день награждения ими работников (п. 1 ст. 39, пп. 1 п. 1 ст. 146, пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ). При награждении почетными грамотами нужно составить счет-фактуру в одном экземпляре, бухгалтерскую справку-расчет или другой сводный документ, в котором будут отражены суммарные данные на все почетные грамоты, врученные работникам согласно приказу о поощрении (Письмо Минфина России от 08.02.2016 N 03-07-09/6171). Сумма НДС, начисленная при безвозмездной передаче почетных грамот, является прочим расходом, который признается на дату начисления НДС (п. п. 11, 16 ПБУ 10/99).
После принятия на учет бланков почетных грамот и при наличии счета-фактуры "входной" НДС, предъявленный поставщиком таких бланков, можно принять к вычету, поскольку почетные грамоты, безвозмездно переданные работникам, являются объектом налогообложения по НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, Письмо Минфина России от 18.08.2017 N 03-07-11/53088).
В целях обеспечения сохранности бланков почетных грамот, приобретенных для работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности, их стоимость (с учетом НДС) может быть отражена на отдельном забалансовом счете, например на забалансовом счете 012 "Почетные грамоты, предназначенные для награждения работников за добросовестный труд". Списание бланков почетных грамот с забалансового учета производится по мере награждения ими работников. При награждении почетными грамотами работников у организации не возникает расходов, поскольку стоимость бланков уже признана в составе прочих расходов в периоде их приобретения. На дату награждения почетной грамотой его стоимость списывается с забалансового счета.
Следует указать, что если почетная грамота приобретается через подотчетное лицо, то выданная под отчет сумма отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса" (Инструкция N 94н). Отражение затрат, произведенных за счет подотчетных сумм, производится на основании представленного подотчетным лицом авансового отчета (форма АО-1).
Стоимость почетных грамот и НДС, начисленный при безвозмездной передаче, являются расходами, которые формируют бухгалтерскую прибыль (убыток) отчетного периода, но не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов (Письмо Минфина России от 08.07.2019 N 03-03-06/3/50014). В учете организации возникают постоянные разницы и соответствующие им постоянные налоговые расходы (ПНР), которые признаются организацией в том отчетном периоде, в котором возникает постоянная разница (п. п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций" ПБУ 18/02, утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).
Постоянная разница возникает: в периоде приобретения почетных грамот в размере их покупной стоимости, отнесенной на расходы организации; в периоде безвозмездной передачи грамот в размере начисленного при такой передаче НДС.
Операции по приобретению почетных грамот работникам могут отражаться в бухгалтерском учете организации следующими записями (Инструкция N 94н):
Содержание операцииДебетКредит
Стоимость бланков почетных грамот учтена в составе прочих расходов91.260
Отражен НДС, предъявленный поставщиком бланков почетных грамот1960
Принят к вычету НДС со стоимости бланков почетных грамот после принятия их на учет6819
Приобретенные бланки почетных грамот отражены на забалансовом счете012
Отражены ПНР (стоимость грамот без НДС x 20%)9968, субсчет "Налог на прибыль"
Начислен НДС со стоимости почетных грамот при награждении ими работников91.368, субсчет "НДС"
Списана с забалансового счета стоимость врученных работникам почетных грамот (по мере награждения)012
Отражены ПНР (величина начисленного НДС x 20%)9968, субсчет "Налог на прибыль
Подготовлено на основе материала
Е.В. Орловой,
начальника отдела аудита
ООО "ПАРТИ"
