Обязательно ли оформление путевого листа в деятельности ИП?
Индивидуальный предприниматель, использующий для перевозок транспортное средство, по нашему мнению, обязан оформлять путевые листы.
Основным документом, регламентирующим порядок составления и заполнения путевых листов, являются Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368 (далее - Обязательные реквизиты и порядок, Приказ N 368), согласно которым путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое индивидуальным предпринимателем (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка)).
Предписание указанного пункта применимо ко всем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, оказывающим услуги по перевозке грузов, пассажиров и багажа (Решение Верховного Суда РФ от 29.04.2021 N АКПИ21-224).
Приказом N 368 форма типового бланка путевого листа не установлена.
Существуют унифицированные формы путевых листов для различных типов автомобилей (легкового, грузового, специализированного, строительного, автобуса), утвержденные п. 1.2 Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (далее - Постановление N 78), применение которых было предусмотрено для юридических лиц (п. 2 Постановления N 78).
Индивидуальные предприниматели вправе разработать свою форму путевого листа (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Информация Минфина России N ПЗ-10/2012, Письма Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327).
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов
При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать следующие обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (п. 1 Обязательных реквизитов и порядка):
наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике транспортного средства (для индивидуального предпринимателя указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП) (пп. 2 п. 3 Обязательных реквизитов и порядка);
сведения о транспортном средстве (п. 4 Обязательных реквизитов и порядка):
• тип, марка, модель транспортного средства, марка и модель прицепа (полуприцепа);
• государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (полуприцепа);
• показания одометра (в полных км) при выезде со стоянки и заезде в конце смены;
• дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового (или предсменного) контроля технического состояния транспортного средства (проводимого в соответствии с Порядком, утв. Приказом Минтранса России от 15.01.2021 N 9 (далее - Порядок N 9));
• дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения;
сведения о водителе (фамилия, имя, отчество (при наличии), дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медосмотра (если послерейсовый медосмотр обязателен)) (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка);
сведения о перевозке (включают информацию о видах сообщения и видах перевозок) (п. 6 Обязательных реквизитов и порядка).
На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа (п. 7 Обязательных реквизитов и порядка).
Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Обязательных реквизитов и порядка).
Необходимость оформления путевого листа при использовании личного транспорта ИП в служебных целях, в том числе для подтверждения расходов по НДФЛ
При осуществлении перевозок оформление путевых листов является обязательным, при этом форма владения транспортным средством, а также вид и особенности перевозки не влияют на эту обязанность (Решение Верховного Суда РФ N АКПИ21-224, Апелляционное определение Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 03.08.2021 N АПЛ21-250).
Кроме того, оформление путевого листа предусматривается с учетом результатов предрейсового (предсменного) контроля, который проводится во время подготовки транспортного средства к выполнению одного или нескольких рейсов. Данный порядок обязателен в том числе для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки пассажиров на основании договора перевозки (фрахтования), грузов на основании договора перевозки (коммерческие перевозки), а также осуществляющих перемещение лиц, кроме водителя, материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения указанных договоров (перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями) (п. п. 2, 3, 13 Порядка N 9).
Учитывая вышеизложенное, можно сделать вывод о том, что если индивидуальный предприниматель использует автомобиль для перевозок пассажиров (работников) и багажа, грузов, в том числе для перевозок для собственных нужд, то необходимо оформлять путевой лист, в ином случае такой обязанности не возникает (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.04.2014 по делу N А33-12312/2013 (Определением Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529 отказано в пересмотре), Решение Московского городского суда от 20.03.2019 по делу N 7-2772/2019).
При исчислении налоговой базы по НДФЛ индивидуальные предприниматели имеют право на получение налогового вычета в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с предпринимательской деятельностью (п. 3 ст. 210, п. 1 ст. 221, п. 1 ст. 227 НК РФ).
Состав расходов, принимаемых к вычету, определяется индивидуальным предпринимателем самостоятельно в порядке, аналогичном порядку определения расходов для целей налога на прибыль.
Так, расходы на содержание служебного транспорта (в том числе автомобильного) относятся к прочим расходам, связанным с деятельностью. Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей принимаются в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
С тем, что расходы на приобретение ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях подтверждаются путевыми листами, согласны и судьи (например, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 16.05.2016 N Ф09-4056/16 по делу N А50-17861/2015).
Минфин России и УФНС России по г. Москве отмечают, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, может являться документом, подтверждающим расходы на приобретение ГСМ (Письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 и УФНС России по г. Москве от 13.10.2009 N 16-15/107268).
Кроме того, в случае неоформления предпринимателем путевых листов договоры о перевозке пассажиров автомобильным транспортом могут быть переквалифицированы налоговым органом в аренду транспортных средств с экипажем, что является основанием для доначисления НДФЛ, поскольку такие услуги облагаются по ОСН, а предприниматель не вправе применять ПСН на основании пп. 11 п. 2 ст. 346.43 НК РФ (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 07.04.2017 по делу N А42-1345/2016, Письмо Минфина России от 09.04.2021 N 03-11-06/26562).
В то же время следует обязательно отметить, что НК РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить понесенные расходы.
Напротив, п. 1 ст. 252 НК РФ позволяет признать документально подтвержденными даже те затраты, которые подтверждены только косвенными документами. При этом перечень таких документов в НК РФ тоже не закрыт. А значит, предприниматель вправе обосновать понесенные расходы иными документами.
Таким образом, указание в самостоятельно разработанном бланке путевого листа реквизитов, приведенных в Обязательных реквизитах и порядке, делает его документом, обоснованно подтверждающим расходы на приобретение ГСМ. Но могут быть использованы и иные документы.
Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО "Управляющая компания "КВС"
