Как в бухгалтерском учете отражается удержание излишне выплаченных работнику отпускных за неотработанные дни отпуска при увольнении?
Отражение в бухгалтерском учете операций по удержанию излишне выплаченных работнику отпускных зависит от того, когда работник увольняется - до окончания года, в котором ему были начислены излишние отпускные, или в следующем году после начисления ему излишних отпускных (после утверждения годовой бухгалтерской отчетности).
По общему правилу, если работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, из его заработной платы работодатель может произвести удержание за неотработанные дни отпуска (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
Удержания за неотработанные дни отпуска не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77 или п. п. 1, 2 или п. 4 ч. 1 ст. 81, п. п. 1, 2, 5, 6 и 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, к примеру, в случае ликвидации или сокращения численности организации (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
Удержания из зарплаты работника являются правом, а не обязанностью работодателя и относятся к его усмотрению. Работодатель не вправе удержать более 20% от выплат, причитающихся работнику при увольнении (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 22.10.2018 N 14-1/ООГ-8142). Размер удержаний из зарплаты работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852).
Зарплата, начисленная работнику при увольнении, и начисленные на нее страховые взносы являются расходами по обычным видам деятельности и признаются в периоде их начисления (п. п. 5, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
Порядок отражения в учете суммы отпускных за неотработанные дни отпуска, удерживаемой из зарплаты работника при увольнении, нормативно не определен. Он разрабатывается организацией самостоятельно и может быть закреплен в учетной политике (п. п. 4, 7.1 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н).
Поскольку организация предоставила отпуск работнику правомерно, возврат сумм за неотработанные дни отпуска при увольнении не рассматривается как исправление ошибки (п. 2 Положения по бухгалтерскому учету "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности" (ПБУ 22/2010), утв. Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н). Поэтому по такой операции организация не применяет положения ПБУ 22/2010.
При отражении в бухгалтерском учете возврата излишне полученных сумм за отпуск на указанную сумму сторнируется (методом красного сторно) дебет счетов учета затрат на производство и кредит счета учета расчетов с персоналом по оплате труда (Письмо Минфина России от 20.10.2004 N 07-05-13/10). Если в соответствии с учетной политикой отпускные были начислены за счет оценочного обязательства по оплате отпусков, то сторнировать нужно сумму, начисленную по дебету счета 96 "Резервы предстоящих расходов" и кредиту счета 70 (п. п. 8, 21, 23 Положения по бухгалтерскому учету "Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы" (ПБУ 8/2010), утв. Приказом Минфина России от 13.12.2010 N 167н, разд. VI Рекомендации Р-23/2011-КпР "Оценочные обязательства по расчетам с работниками" (Фонд "НРБУ "БМЦ"), принята Комитетом по рекомендациям 11.11.2011).
Сумма отпускных, начисленная в прошлом году, по которому уже определен финансовый результат, признается в составе прочих доходов в качестве прибыли прошлых лет, выявленной в отчетном году (п. 7 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н).
Порядок отражения в бухгалтерском учете операции по удержанию сумм за неотработанные дни отпуска зависит от того, когда уволился работник, а именно до окончания года, в котором ему были начислены излишние отпускные, или после (после утверждения годовой бухгалтерской отчетности).
Пример. Работник увольняется до окончания года, в котором ему были начислены излишние отпускные
В этом случае в бухгалтерском учете могут быть сделаны следующие записи:
Дебет 20, 26, 44 и др. Кредит 70 - начислена заработная плата, причитающаяся увольняющемуся работнику на день увольнения (на основании расчетной ведомости, записки-расчета);
Дебет 96, 20, 26, 44 и др. Кредит 70 - сторно - скорректированы отпускные за неотработанные дни отпуска (на основании записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), бухгалтерской справки-расчета, приказа об удержании из зарплаты при увольнении за неотработанные дни отпуска);
Дебет 70 Кредит 68, субсчет 68-НДФЛ - удержан НДФЛ с суммы зарплаты за вычетом суммы отпускных за неотработанные дни отпуска (на основании регистра налогового учета);
Дебет 68, субсчет 68-НДФЛ Кредит 51 - перечислен в бюджет НДФЛ (на основании выписки банка по расчетному счету);
Дебет 20, 26, 44 и др. Кредит 69 - начислены страховые взносы на сумму заработной платы, уменьшенной на сумму отпускных за неотработанные дни отпуска (на основании бухгалтерской справки-расчета);
Дебет 69 Кредит 51 - перечислены страховые взносы (на основании выписки банка по расчетному счету);
Дебет 70 Кредит 50, 51 - выплачена работнику причитающаяся сумма при увольнении (за вычетом удержанных отпускных за неотработанные дни отпуска и НДФЛ) (на основании приказа об удержании из зарплаты при увольнении за неотработанные дни отпуска, выписки банка по расчетному счету, платежной ведомости).
Пример. Работник увольняется после утверждения годовой бухгалтерской отчетности
В этом случае в бухгалтерском учете могут быть сделаны следующие записи:
Дебет 20, 26, 44 и др. Кредит 70 - начислена заработная плата, причитающаяся увольняющемуся работнику на день увольнения (на основании расчетной ведомости, записки-расчета);
Дебет 73 Кредит 91-1 - отражена сумма отпускных за неотработанные дни отпуска, начисленная в прошлом году (на основании приказа об удержании из зарплаты при увольнении за неотработанные дни отпуска, расчетной ведомости, записки-расчета);
Дебет 20, 26, 44 и др. Кредит 69 - начислены страховые взносы на сумму заработной платы, уменьшенной на сумму отпускных за неотработанные дни отпуска (на основании бухгалтерской справки-расчета);
Дебет 70 Кредит 68, субсчет 68-НДФЛ - удержан НДФЛ с суммы зарплаты (на основании регистра налогового учета);
Дебет 68-НДФЛ Кредит 73 - отражена переплата по НДФЛ, исчисленному с суммы удержанных отпускных (на основании бухгалтерской справки-расчета);
Дебет 68, субсчет 68-НДФЛ Кредит 51 - перечислен в бюджет НДФЛ (на основании выписки банка по расчетному счету);
Дебет 70 Кредит 73 - удержана из заработной платы работника сумма излишне выплаченных отпускных за минусом переплаты по НДФЛ (на основании приказа об удержании из зарплаты при увольнении за неотработанные дни отпуска, бухгалтерской справки-расчета);
Дебет 70 Кредит 50, 51 - выплачена работнику причитающаяся сумма при увольнении (за вычетом удержанных отпускных за неотработанные дни отпуска и НДФЛ) (на основании приказа об удержании из зарплаты при увольнении за неотработанные дни отпуска, выписки банка по расчетному счету, платежной ведомости).
Подготовлено на основе материала
Е.В. Орловой,
начальника отдела аудита
ООО "ПАРТИ"
