Вопрос: Как оформить обложку личного дела работника?
style="max-height: 50vh;">
Как оформить обложку личного дела работника?
Обложку личного дела работника следует оформлять, руководствуясь нормативно установленными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях, а также методическими рекомендациями по их применению. Оформление дела означает его подготовку к передаче на архивное хранение (п. 99 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)). Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). Таким образом, организацией должен быть принят локальный нормативный акт, в котором будут прописаны правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т.д. При оформлении личного дела работников можно руководствоваться Правилами, утвержденными Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила), а также Методическими рекомендациями по применению указанных Правил. Форма обложки дела приведена в Приложении N 28 к Правилам. На обложке дела указываются, в частности (п. п. 4.25, 4.28, 4.29 Правил): • наименование организации; • наименование структурного подразделения; • индекс дела; • номер тома (части); • заголовок дела (тома, части); • крайние даты дела (тома, части); • количество листов в деле (томе, части); • срок хранения дела; • архивный шифр дела; • дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Обложку рекомендуется оформлять от руки чернилами (п. 1.2 вышеуказанных Методических рекомендаций). При оформлении обложки дела наименование организации указывается полностью, в именительном падеже. Если организация имеет сокращенное наименование, то оно указывается в скобках после полного наименования (п. 4.24 Правил). При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки (п. 4.24 Правил). Как правило, датой заведения личного дела является дата оформления трудового договора или дата издания приказа о приеме на работу (в случае принятия работодателем решения о необходимости его издания), а датой окончания - дата издания приказа об увольнении (ч. 1 ст. 68 ТК РФ, п. 4.28 Правил). Номер дела может быть перенесен из журнала регистрации личных дел работников. На корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела. По общему правилу срок хранения личных дел работников, законченных делопроизводством до 1 января 2003 г., составляет 75 лет, а дел, законченных делопроизводством после 1 января 2003 г., - 50 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"). С учетом изложенного полагаем целесообразным при оформлении личного дела работников руководствоваться формой, приведенной в Приложении N 28 к Правилам.
Подготовлено на основе материала Р.А. Исмаилова Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации
См. также: • Каковы сроки хранения трудовых договоров и личных дел работников? • Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?
Copyright 2009 - 2022г. Образцы, тексты и примеры Должностных инструкций. All rights reserved. При использовании материалов сайта активная гипер ссылка обязательна!