Вопрос: Каков порядок создания структурного подразделения (отдела) в организации?

style="max-height: 50vh;">

Каков порядок создания структурного подразделения (отдела) в организации?


Для создания структурного подразделения (отдела) следует: принять управленческое решение; издать приказ о его создании; внести изменения в организационную структуру (при наличии) и штатное расписание, включив в них новое подразделение; разработать и утвердить положение о новом структурном подразделении; разработать и утвердить должностные инструкции работников нового подразделения.
Организация самостоятельно определяет свою внутреннюю структуру и необходимость создания отдельных структурных подразделений. Для улучшения взаимодействия между работниками организация может принять решение о создании нового структурного подразделения. При этом структурные подразделения в организациях могут иметь различные наименования, например секторы, участки, отделы, службы, управления, департаменты, блоки, цеха, бюро, лаборатории и т.д. Наименование структурного подразделения может зависеть от иерархии структурных подразделений в организации, а также от выполняемых функций и вида деятельности как самого подразделения, так и организации в целом. К примеру, если деятельность организации связана с производством, то наименования структурных подразделений могут ее отражать (производственный департамент, отдел готовой продукции, цех фасовки и т.д.), если деятельность связана с оказанием услуг, структурные подразделения могут иметь иные наименования (консультационный департамент, отдел консультирования клиентов и т.д.).
При этом наименование структурного подразделения не влияет на порядок его создания в организации.
В таком случае для создания структурного подразделения (далее рассмотрен порядок создания отдела) в первую очередь необходимо руководствоваться внутренними документами, регламентирующими порядок создания новых структурных подразделений в организации (при наличии), либо можно придерживаться следующего алгоритма действий.

Шаг 1. Примите решение о создании нового структурного подразделения (отдела)
Решение о создании структурного подразделения может исходить как от учредителей организации, так и инициатором подобного решения может выступить любой из руководителей, в том числе не наделенный полномочиями на принятие такого решения (например, генеральный директор, руководитель кадровой службы), оформив это в виде служебной (докладной) записки. Решение учредителей организации оформляется в виде решения (протокола) общего собрания участников.

Шаг 2. Оформите решение о создании нового структурного подразделения (отдела)
Решение о создании нового подразделения (отдела), как правило, оформляется приказом. Порядок оформления во многом зависит от действующей в организации системы ЛНПА и сложившейся практики и может отразиться также в регламенте создания внутренних структурных подразделений.
Содержание приказа, в свою очередь, зависит от того, в какие документы должны быть внесены изменения при создании такого подразделения.
1. Внесение изменений в организационную структуру (при наличии)
Если в организации утверждена организационная структура как один из внутренних документов, то создание нового подразделения (отдела) в этом случае требует внесения изменений в действующую организационную структуру. Способ внесения изменений зависит от того, как была утверждена организационная структура: либо путем издания приказа об утверждении новой структуры, либо о внесении изменений в уже действующую структуру. В том же случае, если организационная структура организации как отдельный документ не утверждалась, оформление изменений в нее отдельно не производится.
2. Внесение изменений в штатное расписание
Создание нового подразделения (отдела), как правило, повлечет последующий набор персонала либо перевод. Для этого необходимо внести изменения в штатное расписание.
Наличие штатного расписания требуется для любой организации, и составляется оно согласно унифицированной форме Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) либо по самостоятельно разработанной организацией форме (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Утвердить штатное расписание может руководитель организации или уполномоченное им лицо своим приказом (распоряжением).
Как и при утверждении изменений в организационную структуру организации, внесение изменений в штатное расписание возможно путем утверждения приказом новой редакции штатного расписания, в которое внесены необходимые изменения, или внесения приказом изменений в действующее штатное расписание (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 05.12.2018 N 2-1010-18-ПО/1176/1).
Отметим, что в случае перевода работников в новый отдел ввести в действие указанные изменения можно будет не ранее чем через два месяца после издания упомянутого приказа (ст. ст. 74, 180 ТК РФ).

Шаг 3. Разработайте и утвердите положение о новом структурном подразделении (отделе)
Место вновь создаваемого структурного подразделения в организации в целом, задачи, которые ставит руководство перед конкретным подразделением, а также функции, выполнение которых требуется от подразделения, характер его взаимодействия с другими структурными единицами и иные вопросы, связанные с его функционированием, как правило, отражаются в положении о структурном подразделении (далее - положение).
Положение о структурном подразделении - это локальный нормативный акт, определяющий статус структурного подразделения и его место в организации.
В случае наличия утвержденного положения о структурном подразделении оно становится обязательным для его руководителя и для работников данного подразделения. При этом с таким локальным нормативным актом указанных работников должен ознакомить работодатель до подписания трудового договора и со всеми изменениями в процессе трудовой деятельности (ч. 2 ст. 22, ч. 2 ст. 22.1, ч. 11 ст. 22.2, ст. 22.3, ч. 3 ст. 68, ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ).
Учитывая, что положение о структурном подразделении не является обязательным документом, его создание не предусмотрено законодательством, работодатель при необходимости может его разработать, но не обязан. Никакой ответственности за отсутствие данного документа не предусмотрено.
Стандартной формы положения о структурном подразделении в организации не существует. При составлении данного положения можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, которым регламентируется оформление организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, в том числе и положений (состав реквизитов, схемы их расположения, виды бланков и пр.), а также на Методические рекомендации по его применению.
Положение о структурном подразделении в организации хранится постоянно, но не менее 10 лет (ст. 33 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236; п. 4.4 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Шаг 4. Разработайте и утвердите должностные инструкции работников нового структурного подразделения (отдела)
Разработка и утверждение должностных инструкций работников созданного нового подразделения (отдела) осуществляются в порядке, аналогичном порядку разработки и утверждения положения о структурном подразделении.
Особенностью функционирования нового подразделения (отдела) в организации является также необходимость учета его специфики в разрабатываемой в организации системе материального стимулирования, в том числе в положении об оплате труда.
После последовательного осуществления перечисленных действий можно приступать к оформлению приема на работу персонала в новое подразделение (отдел).

Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО "Управляющая компания "КВС"



См. также: Как оформляются приказы (распоряжения) в организации?