Как присваивается табельный номер работнику?
Табельный номер присваивается работнику в соответствии с порядком присвоения табельных номеров, установленных работодателем. Табельный номер, как правило, обозначается в цифровом выражении и присваивается работнику на весь период его работы у данного работодателя.
Трудовое законодательство не содержит понятия табельного номера работника, однако на практике он используется работодателями в виде специального цифрового кода работника.
Табельный номер представляет собой присваиваемый работнику уникальный номер, под которым работодатель идентифицирует конкретного работника во внутренних документах, в том числе в табеле учета рабочего времени, документах на выплату заработной платы, личном деле работника и других учетных документах.
Законодательством не утверждено единого порядка, по которому присваиваются табельные номера работникам. Работодателю следует самостоятельно разработать порядок присвоения табельных номеров работникам и закрепить его локальным нормативным актом.
Как правило, табельный номер присваивается работнику при оформлении на работу и указывается в приказе.
Если работодатель использует в делопроизводстве унифицированные формы приказов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, то указание в них табельного номера работника также предусмотрено.
В большинстве случаев табельный номер обозначается в цифровом выражении и, как правило, в порядке возрастания номеров. Локальным актом работодателя к табельному номеру может быть добавлен буквенный индекс, обозначающий структурное подразделение, в котором работает работник.
Табельный номер в период деятельности работника у данного работодателя не изменяется. Даже если работник прекратит трудовые отношения с данным работодателем, но потом вновь к нему трудоустроится, то ему должен быть присвоен прежний табельный номер.
Табельные номера должны присваиваться всем работникам, работающим по трудовому договору:
• заключившим трудовой договор на неопределенный срок;
• работающим по срочному трудовому договору, в том числе до двух месяцев;
• внешним совместителям;
• сезонным работникам.
При приеме на работу новому работнику присваивается табельный номер с учетом хронологии и без пропусков.
С целью единого учета табельных номеров работодателями оформляется журнал учета табельных номеров, в котором указываются:
• Ф.И.О. работника;
• дата приема на работу;
• должность и специальность работника;
• данные трудового договора (номер и дата заключения);
• структурное подразделение, в котором числится работник;
• табельный номер.
При приеме работника на работу на него заводится личная карточка Т-2 и ведется в течение всего периода его трудовой деятельности у работодателя. В личной карточке Т-2 также указывается табельный номер работника. При расторжении трудового договора с работником личная карточка Т-2 закрывается, но продолжает храниться с присвоенным табельным номером у работодателя.
Дополнительно отметим, что если работодатель не присваивает табельные номера работникам, то это не является основанием для привлечения к ответственности контролирующими органами. Тем не менее табельный учет облегчает и оптимизирует работу кадровых и бухгалтерских отделов, позволяя избегать ошибок, в том числе в начислении заработной платы и иных выплат.
Д.Н. Конькова
Государственный советник
Российской Федерации
2 класса
