Каков общий порядок утверждения документов в организации?
Утверждение документа осуществляется посредством проставления грифа утверждения и может производиться должностным лицом, обладающим соответствующими полномочиями, путем издания распорядительного документа, решением коллегиального органа.
Гриф утверждения входит в перечень реквизитов документа (разд. 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016)).
Утверждение документа может производиться посредством (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016):
• утверждения должностным лицом;
• издания соответствующего распорядительного документа (постановления, решения, приказа, распоряжения);
• решения коллегиального органа.
Все способы утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Гриф утверждения всегда располагается справа в верхней части первого (титульного) листа документа. Повторять гриф на каждой странице документа не нужно. Независимо от того, как утвержден документ, в грифе обязательно содержится дата утверждения. Строки грифа выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Обычно утверждение документов входит в компетенцию первого лица организации - генерального директора. Однако если в организации есть подразделения (департаменты, дирекции, управления), право на утверждение некоторых документов может быть передано руководителям этих подразделений (например, по доверенности). Гриф утверждения оформляется каждый раз одинаково независимо от того, кто утверждает документ.
Кроме того, следует учитывать, что для некоторых документов законодательством установлен особый порядок утверждения. Например, утверждение годового отчета акционерного общества, годовой бухгалтерской отчетности, внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, относится к компетенции общего собрания акционеров; а утверждение повестки дня общего собрания акционеров, утверждение внутренних документов общества (за исключением внутренних документов, утверждение которых отнесено законом к компетенции общего собрания акционеров, а также иных внутренних документов общества, утверждение которых отнесено уставом общества к компетенции исполнительных органов общества) отнесено к компетенции совета директоров общества (пп. 11, 19 п. 1 ст. 48, пп. 3, 13 п. 1 ст. 65 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").
Утверждение документа должностным лицом
При утверждении внутреннего документа должностным лицом (например, руководителем организации) гриф состоит из слова "утверждаю", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Это самый простой способ утвердить документ. В таком случае документ передается генеральному директору или уполномоченному им лицу, которые, ознакомившись с ним, расписываются в грифе.
Пример. Порядок утверждения документа должностным лицом
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО "Панацея"
Подпись
17 января 2022 г.Д.А. Волков
Обычно этот способ используют при утверждении должностных инструкций, положений об отделах, актов проверок и ревизий, отчетов и др., то есть при утверждении тех документов, которые не требуют дополнительных пояснений.
Утверждение документа путем издания распорядительного документа
Такой вид утверждения используется в том случае, когда, например, требуются дополнительные действия, разъяснения. Например, ознакомить всех работников организации с регламентом или одновременно отменить действующий ранее документ.
На практике документы могут утверждаться приказом, постановлением, решением, распоряжением.
Например, приказом утверждается какой-либо регламент. Также в приказе указываются перечень работников, до сведения которых должны быть доведены приказ и регламент, и срок, в течение которого это должно быть сделано. Именно поэтому утверждение приказа путем издания распорядительного документа особенно актуально для компаний, которые имеют развитую сеть филиалов. В приказе обычно указываются Ф.И.О. работников, которые контролируют исполнение приказа. Если же такая формулировка отсутствует, то исполнение приказа контролирует то лицо, которое подписало приказ.
Таким образом, издание распорядительного документа для утверждения какого-либо документа позволяет не только дать необходимые разъяснения, но и регламентировать работу, касающуюся не самого утверждаемого документа, а того, как наиболее эффективно ввести его в действие.
Приказ проходит обычную процедуру согласования, подписывается генеральным директором и регистрируется в общем порядке. С этого момента документ считается утвержденным. Гриф оформляется следующим образом.
Пример. Порядок утверждения документа распорядительным документом
РегламентУТВЕРЖДЕН
приказом ООО "Панацея"
от 20 января 2022 г. N 82
Слово "утвержден" склоняется в зависимости от вида документа: регламент утвержден, инструкция утверждена, положение утверждено, правила утверждены.
Утвержденный документ одновременно является приложением к приказу, и это тоже надо отметить на нем. Для этого на первом листе приложения проставляются отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение (п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Пример. Порядок указания на то, что документ является приложением к распорядительному документу
Приложение 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО "Панацея"
от 20.01.2022 N 67
Утверждение документа решением коллегиального органа
Если документ утверждает коллегиальный орган, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
Пример. Порядок утверждения документа решением коллегиального органа
ПоложениеУТВЕРЖДЕНО
Советом директоров
ООО "Панацея"
(протокол от 20.01.2022 N 12)
Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО "Управляющая компания "КВС"
