(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
(наименование должности)
00.00.0000 N 000
(подпись) (инициалы, фамилия)
Секретаря руководителя 00.00.0000
1. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.
1.2. Для работы секретарем руководителя принимается лицо:
1) имеющее высшее образование - бакалавриат или высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности или среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
2) имеющее опыт работы не менее двух лет по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.
1.3. К работе в должности секретаря руководителя (или: секретаря-стенографистки, стенографистки) допускается лицо, прошедшее обязательный предварительный (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры (обследования), а также внеочередные медицинские осмотры (обследования) в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
1.4. Секретарь руководителя должен знать:
1) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;
2) правовые основы управления (основы административного, трудового и хозяйственного права);
3) основы административного права и трудового законодательства российской федерации;
4) специфику основной деятельности организации;
5) руководящий состав организации и ее подразделений;
6) функции самоменеджмента;
7) принципы и правила планирования рабочего времени;
8) методы постановки целей;
9) особенности оформления планировщика (на электронном и бумажном носителях);
10) основы управления временем;
11) телефонные контакты руководителя;
12) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
13) правила поддержания и развития межличностных отношений;
14) порядок подготовки и проведения командировок;
15) порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
16) деловой протокол;
17) этику делового общения;
18) правила организации приема посетителей;
19) правила речевого этикета;
20) правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
21) правила организации приемов в офисе;
22) правила сервировки чайного (кофейного) стола;
23) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
24) комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
25) правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
26) методику составления сметы расходов конферентного мероприятия;
27) основы написания речей и докладов руководителя;
28) правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
29) правила делового общения, делового этикета;
30) этикет и основы международного протокола;
31) правила проведения деловых переговоров;
32) правила защиты конфиденциальной служебной информации;
33) общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;
34) принципы, способы информирования сотрудников;
35) локальные нормативные акты организации;
36) основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;
37) основы эргономики офиса и флористики;
38) стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений;
39) состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;
40) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами;
41) правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов);
42) правила документационного обеспечения деятельности организации;
43) виды документов, их назначение;
44) правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего);
45) правила подписания и утверждения документов;
46) правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;
47) основы документной лингвистики;
48) правила русского языка;
49) современные информационные технологии работы с документами;
50) порядок работы с документами, схемы документооборота;
51) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
52) правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;
53) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
54) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
55) системы электронного документооборота;
56) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления;
57) порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел;
58) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
59) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
60) правила подготовки и передачи дел в архив организации;
61) особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
62) состав внешних информационных потоков;
63) состав внутренних информационных потоков;
64) особенности формирования баз данных в организации;
65) современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков;
66) методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
67) системы скоростного письма;
68) основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма;
69) структуру организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
70) классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
71) формы представления управленческой информации;
72) источники управленческой информации;
73) методику отбора источников информации;
74) требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты;
75) _________________ ________________________ (другие требования к необходимым знаниям).
1.5. Секретарь руководителя должен уметь:
1) устанавливать цели, определять иерархию целей;
2) определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
3) оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
4) выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
5) обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
6) выбирать и оформлять планировщик;
7) вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
8) расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;
9) выбирать оптимальный ритм работы;
10) анализировать причины невыполнения задач;
11) вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя;
12) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
13) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
14) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения;
15) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;
16) соблюдать служебный этикет;
17) оформлять авансовые отчеты руководителя;
18) организовывать встречи руководителя с принимающей стороной;
19) оформлять командировочные документы;
20) обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
21) обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;
22) применять способы делового общения;
23) использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки и для передачи поручений руководителя;
24) организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
25) управлять конфликтами;
26) учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
27) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
28) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
29) создавать положительный имидж организации;
30) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
31) обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
32) организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
33) документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
34) передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
35) подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания);
36) сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
37) соблюдать правила делового этикета и протокола;
38) создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации;
39) работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;
40) обеспечивать безопасность деятельности организации;
41) применять навыки скоростного письма;
42) применять навыки записи и расшифровки текста;
43) использовать современные технические средства в области скоростного письма;
44) обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;
45) вести сроковую картотеку;
46) вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя;
47) работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов;
48) использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации;
49) оценивать результаты в рамках поставленных задач;
50) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;
51) создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя;
52) применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности;
53) оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием;
54) осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой;
55) контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания;
56) составлять и оформлять организационные и методические документы;
57) редактировать тексты служебных документов;
58) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;
59) пользоваться базами данных, в том числе удаленно;
60) использовать справочные правовые системы;
61) пользоваться унифицированными формами документов;
62) оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов;
63) печатать служебные документы;
64) пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой;
65) пользоваться электронной почтой;
66) обеспечивать безопасность деятельности организации;
67) работать с входящей, исходящей, внутренней документацией;
68) пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами;
69) применять правила русского языка;
70) составлять и оформлять локальные нормативные акты;
71) разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом нормативно-методических документов;
72) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;
73) формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
74) обеспечивать сохранность документов организации;
75) производить подготовку дел для передачи в архив;
76) осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации;
77) осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме;
78) составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы;
79) осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы;
80) вводить новые данные в справочно-информационные системы;
81) вводить в память компьютера электронные образы документов;
82) производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
83) применять информационно-коммуникационные технологии;
84) использовать современные технологии сбора и передачи информации;
85) осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя;
86) осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных;
87) осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;
88) представлять данные в едином и удобном для восприятия формате;
89) многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные;
90) обеспечивать оперативность информационных потоков;
91) работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
92) _________________ ________________________ (другие требования к необходимым умениям).
1.6. Секретарь руководителя руководствуется:
1) _________________ _______________________ ______ (наименование учредительного документа);
2) Положением о _________________ _________________ (наименование структурного подразделения);
3) настоящей должностной инструкцией;
4) _________________ _______________________ ______ (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности).
1.7. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно _________________ __________ (наименование должности руководителя).
1.8. _________________ ____________________________ (другие общие положения).
2. Трудовые функции
2.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации.
2.1.1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени.
2.1.2. Планирование рабочего дня секретаря.
2.1.3. Организация телефонных переговоров руководителя.
2.1.4. Организация командировок руководителя.
2.1.5. Организация работы с посетителями в приемной руководителя.
2.1.6. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий.
2.1.7. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя.
2.1.8. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя.
2.1.9. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря.
2.1.10. Составление и оформление управленческой документации.
2.1.11. Организация работы с документами в приемной руководителя.
2.1.12. Организация хранения документов в приемной руководителя.
2.1.13. Обеспечение руководителя информацией.
2.1.14. Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации.
2.2. _________________ ________________________ (другие функции).
3. Должностные обязанности
3.1. Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) производит выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя;
2) вносит информацию в планировщик (органайзер);
3) согласовывает с руководителем время планируемых действий;
4) согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;
5) информирует руководителя о регламенте намеченных мероприятий;
6) предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий;
7) формирует резерв времени для непредвиденных ситуаций.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет выбор и оформление планировщика секретаря;
2) ведет дневник (на электронном и (или) бумажном носителе);
3) согласовывает планы с планами и сроками работы руководителя;
4) распределяет рабочее время (на день, неделю, перспективу);
5) выполняет перенос невыполненных запланированных задач;
6) выполняет типичные ежедневные дела.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) ведет базу телефонных контактов руководителя;
2) соединяет руководителя с конкретными абонентами;
3) подготавливает материалы для телефонных переговоров руководителя;
4) регистрирует поступающие в приемную телефонных звонков;
5) перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям руководителя и сотрудникам;
6) получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону;
7) устанавливает контакт с собеседником, поддерживает и развивает деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
8) оказывает помощь руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) подготавливает проект служебного задания руководителя;
2) подготавливает проект приказа о служебной командировке;
3) оформляет командировочное удостоверение и регистрирует его при необходимости;
4) подготавливает документы на получение визы, заграничного паспорта;
5) осуществляет заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя;
6) оформляет программы поездки, уточняет особенности протокола планируемых мероприятий;
7) подготавливает документы к поездке руководителя;
8) уточняет дату, должности, фамилии в программе командировки;
9) прорабатывает маршрут руководителя, увязывает его с расписанием транспорта;
10) обрабатывает материалы командировки, оформляет отчет о командировке.
3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.5 настоящей должностной инструкции:
1) организует личный прием посетителей руководителем;
2) устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей;
3) ведет журнал предварительной записи на прием;
4) регистрирует посетителей;
5) содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;
6) организует прием деловых партнеров в офисе;
7) организует обслуживание руководителя и его деловых партнеров в офисе;
8) осуществляет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;
9) принимает меры по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.
3.1.6. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.6 настоящей должностной инструкции:
1) подготавливает повестку дня мероприятия;
2) оформляет список участников мероприятия;
3) информирует предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия;
4) производит выбор места и времени проведения мероприятия;
5) подготавливает предварительную смету расходов;
6) осуществляет рассылку приглашений подтвердившим участие в мероприятии;
7) производит сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков;
8) осуществляет рассылку информационных материалов участникам конферентного мероприятия;
9) составляет явочные листы и список регистрации участников мероприятия;
10) осуществляет закупку канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз;
11) решает вопросы технического оснащения мероприятия;
12) оказывает помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов;
13) организует подготовку президиума и рабочих мест участников;
14) организует встречу и регистрацию участников мероприятия;
15) ведет протокол мероприятия;
16) организует сервисное обслуживание во время кофе-пауз;
17) организует культурно-массовые мероприятия, транспортное и гостиничное обеспечение.
3.1.7. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.7 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет документальное оформление решений руководителя;
2) доводит до сведения работников организации распоряжения руководителя;
3) осуществляет координацию деятельности по исполнению решений руководителя;
4) ведет сроковый текущий и предупредительный контроль;
5) проверяет исполнение поручений руководителя в установленный срок;
6) предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;
7) осуществляет фиксацию исполнения поручений;
8) составляет отчеты и аналитические справки о выполнении поручений и решений руководителя.
3.1.8. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.8 настоящей должностной инструкции:
1) обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
2) организует приемную офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;
3) организует оформление интерьера приемной руководителя;
4) оборудует рабочее место оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой;
5) организует оборудование приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями;
6) обеспечивает хранение и замену расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;
7) осуществляет заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания.
3.1.9. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.9 настоящей должностной инструкции:
1) разрабатывает должностную инструкцию секретаря;
2) разрабатывает положение о секретариате;
3) разрабатывает инструкции по делопроизводству.
3.1.10. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.10 настоящей должностной инструкции:
1) составляет проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
2) печатает служебные документы и материалы;
3) размножает служебные документы;
4) контролирует прохождение документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).
3.1.11. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.11 настоящей должностной инструкции:
1) получает, предварительное рассмотрение и сортирует поступающие в приемную руководителя документы;
2) проверяет комплектность поступающих в приемную руководителя документов;
3) подготавливает документы для рассмотрения руководителем;
4) ведет учет документов, поступающих на имя руководителя;
5) организует доставку документов исполнителям;
6) создает и ведет базу данных документов руководителя;
7) ведет информационно-справочную работу.
3.1.12. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.12 настоящей должностной инструкции:
1) разрабатывает разделы номенклатуры дел организации;
2) формирует и оформляет дела постоянного, долговременного хранения;
3) подготавливает и передает дела в архив организации.
3.1.13. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.13 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет сбор и переработку информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;
2) проверяет достоверность, полноту и непротиворечивость данных, исключает дублирование информации;
3) предоставляет данные в едином и удобном для восприятия формате;
4) выявляет наиболее значимые критерии систематизации информации для создания баз данных;
5) формирует и использует базы данных в организации.
3.1.14. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.14 настоящей должностной инструкции:
1) информирует работников организации о решениях руководителя;
2) организует обмен информацией между подразделениями и должностными лицами организации;
3) оповещает работников о предстоящих мероприятиях;
4) организует встречи трудового коллектива с руководством;
5) информирует руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.
3.1.15. В рамках выполнения своих трудовых функций секретарь руководителя исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.16. _________________ _________________ (другие обязанности).
3.2. _________________ ________________________ (другие положения о должностных обязанностях).
4. Права
Секретарь руководителя имеет право:
4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
4.5. _________________ __________________________ (другие права).
5. Ответственность
5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ ________________________ (другие положения об ответственности).
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утвержденного Приказом Минтруда России от 15.06.2020 N 333н, с учетом _________________ _______ (реквизиты локальных нормативных актов организации).
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается _________________ ______ (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре инструкции, хранящемся у Работодателя; иным способом).
6.3. _________________ _______________________ ______________.
